Qu'est-ce que c'est et comment cela fonctionne-t-il ?
Le "Recorder Modjo" est une nouvelle fonctionnalité mise en place par Modjo.
Elle permet aux clients qui utilisent les outils de vidéoconférence Google Meet et/ou Teams d'enregistrer automatiquement leurs réunions. Le Recorder Modjo est automatiquement invité à l'événement et se connecte au début de la vidéoconférence pour l'enregistrer. Nous avons seulement besoin d'un accès au calendrier pour nous assurer que le robot d'enregistrement se présente au début d'une réunion donnée.
Pour les clients qui optent pour le Recorder Modjo, il remplace les intégrations Google Meet et Teams utilisées pour importer les enregistrements dans Modjo.
Pourquoi avons-nous développé le Recorder Modjo ?
Modjo lance cette fonctionnalité afin de :
Améliorer la sécurité de vos données : en utilisant le bot d'enregistrement, nous n'avons plus besoin d'un accès à votre compte Google Drive ou Teams pour importer des enregistrements.
Accélérer le processus d'enregistrement : grâce au bot, ce dernier sera disponible en moins de 5 minutes à partir de la fin de votre réunion dans Modjo.
Puis-je accepter ou refuser le Recorder Modjo au début de la réunion ?
Oui, c'est possible. Lorsque vous rejoignez la vidéoconférence, un message s'affiche pour vous informer que le Recorder Modjo souhaite se joindre à la réunion. Vous pouvez accepter ou refuser.
Si vous acceptez, le robot enregistrera la réunion. Si vous refusez, le Recorder Modjo ne participera pas à la réunion et, par conséquent, ne sera pas enregistré. En d'autres termes, la fonction d'enregistrement du robot n'enregistre pas systématiquement les réunions, puisque cela dépend de la volonté de chacun.
Puis-je désactiver le Recorder Modjo pendant une réunion ?
Oui, c'est possible. À tout moment de la réunion, vous pouvez cliquer sur le robot pour le désactiver. L'enregistrement sera alors interrompu.
Pour ce faire, vous devez vous rendre dans la liste des participants et cliquer sur le robot pour le désactiver.
Cette fonction garantit la confidentialité et le respect de la vie privée de vos employés. C'est aussi un moyen d'arrêter l'enregistrement en cas de partage inattendu d'informations sensibles à un moment donné.
Comment puis-je informer les participants quant à l'enregistrement ?
Vous pouvez informer vos employés de l'existence de l'enregistrement en leur donnant des informations écrites sur l'enregistrement, par exemple sur son fonctionnement, son activation ou sa désactivation.
Vous pouvez informer vos prospects et clients de l'enregistrement en les informant de l'enregistrement au tout début de la réunion. Lorsque vous utilisez Google Meet, vous pouvez également les informer par le biais de la fonction d'e-mail d'information. Cette dernière vous permet d'envoyer automatiquement un courriel sur l'enregistrement et ses objectifs 10 minutes avant le début de la réunion.
Depuis l'onglet Organization settings, de façon à améliorer la visibilité de votre Recorder Modjo vous pouvez :
Personnaliser l'image du Recorder Modjo avec une photo
Personnaliser la couleur d'arrière-plan
Restreindre l'enregistrement en définissant des domaines email pour lesquels vous ne souhaitez pas que le Recorder Modjo enregistre les réunions.
Au cours de la réunion et afin d'être en conformité avec le RGPD concernant l'enregistrement de vos interlocuteurs, la phrase "[Prénom de l'utilisateur Modjo] enregistre cet appel pour prendre des notes s'affichera à l'écran.
D'autre part, le Recorder Modjo peut être nommé d'une manière qui indique que ce dernier enregistre vos meetings. Par exemple : "[nom de l'entreprise] Recording Bot".
Une balise est-elle visible en haut de l'écran pendant toute la durée de l'enregistrement ?
Non, aucune balise n'est affichée pendant l'enregistrement. Cependant, vous pouvez configurer le nom du robot pour qu'il indique clairement que la réunion est en cours d'enregistrement. Par exemple, vous pouvez nommer votre robot "[Modjo] Recording Bot"
Puis-je choisir entre le Recorder Modjo et les fonctionnalités d'intégration ?
Oui, vous êtes libre de choisir. La fonction de robot d'enregistrement est fortement conseillée mais pas obligatoire.
Par conséquent, vous pouvez vous en tenir aux fonctions d'intégration en tant que telles. Ainsi, les enregistrements seront effectués par Google Meet et Microsoft Teams avant d'être importés.
Combien de temps faut-il pour que l'enregistrement soit importé dans Modjo ?
Si vous optez pour le Recorder Modjo, l'enregistrement est importé dans Modjo en moins de 5 minutes à partir de la fin de la réunion.
Si vous optez pour les fonctionnalités d'intégration seules, cela prendra plus de temps. En effet, la durée de la réunion détermine la durée de l'importation. Par exemple, si la réunion a duré 45 minutes, cette dernière sera importée dans Modjo environ une heure plus tard.
Comment puis-je activer le Recorder Modjo ?
Pour mettre en œuvre le robot d'enregistrement, vous pouvez soit le configurer avec l'aide de votre gestionnaire de compte, soit le faire vous-même à partir de la page des intégrations.
Une fois la configuration effectuée, le robot demandera automatiquement d'enregistrer vos réunions. Par ailleurs, le robot n'interviendra que pour vos réunions externes, c'est-à-dire les réunions comprenant au moins un participant ne faisant pas partie de votre organisation.
Où mes données sont-elles traitées ?
Vos données sont traitées au sein de l'Union européenne.
Quelles sont les mesures de sécurité mises en œuvre ?
La sécurité est de la plus haute importance pour nous. C'est pourquoi nous prenons des mesures techniques et organisationnelles importantes pour garantir la sécurité des enregistrements.
Par exemple, les enregistrements sont cryptés au repos et en transit à l'aide de protocoles cryptographiques de pointe. Des autorisations, un contrôle des journaux et un accès limité aux enregistrements sont mis en œuvre, ainsi que des mesures de sécurité physique et informatique.
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