Afin d'être conforme au RGPD et d'avoir une bonne relation commerciale, il est important d'informer vos prospects et clients que la réunion sera enregistrée.
Pour ce faire, Modjo vous permet d'envoyer un e-mail 10 minutes avant la réunion pour informer le contact que la réunion est sur le point de commencer, mais aussi qu'elle pourrait être enregistrée à des fins de formation.
Le contenu de cet e-mail est personnalisable afin de répondre parfaitement à vos besoins et à votre manière de vous adresser à vos clients.
Voici un exemple d'email par défaut que vos contacts recevront :
I. Activer la fonctionnalité
Dans les Réglages, onglet Avancé, vous trouverez la fonctionnalité de reminder email.
Une fois activée dans votre organisation, les e-mails seront envoyés aux contacts externes des meetings où :
Le meeting est planifié dans l'agenda avec outil de visio conférence suivant : Zoom, Google Meet, Microsoft Teams
L'hôte de la réunion possède une licence d'enregistrement Modjo et a accordé l'accès à son calendrier Google/Outlook dans Modjo.
La réunion inclut des contacts externes
Le contact a accepté l'invitation à la réunion.
II. Personnaliser le contenu
Dans les Réglages, onglet Avancé, cliquez sur ÉDITER pour accéder à l'espace de modification.
Vous pourrez alors adapter tout le contenu texte selon vos besoins. Vous pouvez par exemple être très explicite sur l'enregistrement du meeting, et le mettre dans le premier paragraphe, ou dans l'objet de l'e-mail.
N'oubliez pas de cliquer sur SAUVEGARDER une fois que vous avez terminé. Si la fonctionnalité est déjà activée, vous appliquerez à jour les modifications pour tous les appels futurs de votre organisation.
CONSEIL : Afin de vous assurer que vous êtes satisfait de votre e-mail, nous vous invitons à cliquer sur "RECEVOIR UN EMAIL DE TEST" pour vérifier le paramétrage directement dans votre boîte mail
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