Pseudonymisation des transcriptions d'appels

La pseudonymisation des transcriptions d'appels remplace automatiquement les identifiants personnels présents dans vos transcriptions (noms, adresses e-mail, numéros de téléphone) par des balises neutres, après une durée que vous choisissez. Le contenu business de la conversation reste intact : sujets abordés, objections, concurrents, noms d'entreprises, intitulés de poste.

Elle fonctionne en complément de votre Politique de conservation des données : au lieu de choisir entre supprimer vos transcriptions tôt ou conserver longtemps des données personnelles, vous pouvez masquer les données personnelles rapidement et garder la transcription plus longtemps.

Contactez votre Customer Success Manager pour activer cette fonctionnalité sur votre compte.

Principaux bénéfices

Minimisation des données (RGPD) : les données personnelles ne sont conservées sous une forme identifiable que le temps nécessaire.
Insights sur le long terme : conservez vos transcriptions assez longtemps pour des analyses d'une année sur l'autre, le coaching et la veille concurrentielle.
Contexte business préservé : seuls les identifiants personnels sont masqués, vos équipes conservent toute la valeur de la conversation.
Historique couvert : le même traitement s'applique aux transcriptions déjà stockées dans Modjo.

💡 Pseudonymisation ou anonymisation ?

Des données pseudonymisées ne peuvent plus être attribuées à une personne sans informations complémentaires. La pseudonymisation réduit le risque pour la vie privée, mais ne constitue pas une anonymisation complète. Nous vous recommandons de valider vos durées de conservation et de pseudonymisation avec votre DPO ou votre équipe juridique.

1. Quelles données sont pseudonymisées ?

Modjo détecte les identifiants personnels suivants dans la transcription et les remplace par des balises :

Donnée personnelle	Remplacée par
Adresse e-mail	`[email]`
Numéro de téléphone	`[phone number]`
Nom d'un utilisateur interne (votre entreprise)	`[internal user first name]`, `[internal user last name]`, `[internal user full name]`
Nom d'un participant externe	`[external user first name]`, `[external user last name]`, `[external user full name]`

Comment les noms sont-ils détectés ?

Modjo s'appuie sur les personnes qu'il connaît déjà pour cet appel : les participants à l'appel et les contacts du compte auquel l'appel est rattaché. Un nom est remplacé même si seul le prénom ou le nom de famille est prononcé.

Exemple

Original : « J'ai accepté le bot parce que Mariane voudra le compte rendu de l'appel. Tu as déjà échangé avec Louise ? »

Pseudonymisé : « J'ai accepté le bot parce que [external user first name] voudra le compte rendu de l'appel. Tu as déjà échangé avec Louise ? »

Ici, Mariane est un contact connu du compte : son prénom est remplacé. Louise n'est ni participante à l'appel ni un contact connu : son prénom est conservé.

🚨 Limites à connaître

Les noms des personnes qui ne sont ni participantes à l'appel ni des contacts connus du compte ne sont pas remplacés.
Les noms mal orthographiés lors de la transcription peuvent ne pas être reconnus.
Les adresses postales ne sont pas encore pseudonymisées.
L'enregistrement audio de l'appel n'est pas modifié. Pour supprimer les données personnelles de l'audio, définissez une durée de suppression des enregistrements égale ou inférieure à votre durée de pseudonymisation.

2. Comment ça fonctionne ?

La pseudonymisation s'exécute une seule fois par appel, à la fin de la durée que vous avez définie. Voici le cycle de vie d'une transcription :

Import de l'appel : Modjo génère la transcription complète, puis les fonctionnalités IA (résumé IA, remplissage du CRM, AI Call Scoring…).
Durée de pseudonymisation atteinte (ex. 6 mois) : Modjo génère la version pseudonymisée de la transcription, puis supprime définitivement l'originale. À partir de ce moment, tout le monde voit la transcription pseudonymisée.
Durée de suppression de la transcription atteinte (ex. 12 mois, si activée) : la transcription pseudonymisée est supprimée, comme décrit dans la Politique de conservation des données.

🚨 Attention :

Une fois la transcription pseudonymisée, la version originale est définitivement supprimée et ne peut pas être récupérée.
Les transcriptions pseudonymisées ne sont pas encore disponibles sur la page de l'appel. Elles restent accessibles via l'API.

3. Configurer la pseudonymisation

Les administrateurs peuvent activer la pseudonymisation dans les Paramètres de sécurité, au même endroit que la Politique de conservation des données.

A. Accéder aux paramètres : rendez-vous dans Paramètres de sécurité > Politique de conservation des données, puis cliquez sur Modifier.

B. Activer la pseudonymisation : dans la section Délai avant pseudonymisation de l'appel, activez Pseudonymiser la transcription de l'appel.

C. Choisir la durée : indiquez combien de temps après l'import de l'appel les transcriptions doivent être pseudonymisées (ex. 6 mois).

D. Vérifier vos autres durées de conservation :

Transcription de l'appel : si vous supprimez aussi les transcriptions, choisissez une durée de suppression plus longue que la durée de pseudonymisation (ex. pseudonymisation à 6 mois, suppression à 12 mois).
Enregistrement de l'appel : l'audio n'est pas pseudonymisé. Nous recommandons de supprimer les enregistrements au plus tard à la date de pseudonymisation.

E. Enregistrer votre configuration : cliquez sur Enregistrer en haut de la page.

💡 Appels existants : une fois enregistré, le paramètre s'applique aussi aux transcriptions déjà stockées dans Modjo. Tout appel plus ancien que la durée définie sera pseudonymisé.

4. Utiliser Modjo une fois la transcription pseudonymisée

La transcription pseudonymisée remplace l'originale partout dans Modjo. Les fonctionnalités qui s'appuient sur la transcription continuent de fonctionner, mais affichent des balises à la place des identifiants personnels.

Ce qui est conservé tel quel

Informations de l'appel : utilisateurs Modjo présents sur l'appel et associations CRM (contact, deal, compte).
Résumé IA : généré avant la pseudonymisation, il reste visible.
Fonctionnalités IA : elles continuent de fonctionner sur la transcription pseudonymisée.
Enregistrement de l'appel : conservé jusqu'à sa propre durée de suppression, si elle est définie.

Les données des e-mails ne sont pas concernées par cette fonctionnalité.

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