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Connaissances - Configurer la base de connaissances de votre organisation

La fonctionnalité Tenant Knowledge permet aux Admins de centraliser les documents et textes de l'entreprise dans un espace dédié des ParamÚtres. Une fois ajoutée, cette connaissance est automatiquement disponible pour Ask Anything et tous les Agents Modjo

🔜 FonctionnalitĂ© Ă  venir

La base de connaissances (Tenant Knowledge) sera bientÎt disponible dans votre espace Modjo. Cet article décrit son fonctionnement afin que vous puissiez vous préparer à son lancement. Nous vous informerons dÚs qu'elle sera active sur votre compte.

Prérequis

  • RĂŽle requis : Admin uniquement

  • AccĂšs : RĂ©glages → Connaissances

  • Limite de stockage : 5 Mo par organisation (tous fichiers et textes confondus)

Ajouter une entrée texte

Utilisez cette option pour saisir ou coller directement du contenu structuré : description de l'entreprise, méthodologie commerciale, catalogue produit, playbook, etc.

  1. AccĂ©dez Ă  RĂ©glages → Connaissances

  2. Cliquez sur Ajouter une entrée texte

  3. Saisissez ou collez votre contenu (texte libre, Markdown .md ou .txt acceptés)

  4. Cliquez sur Enregistrer

La connaissance est disponible immédiatement aprÚs l'enregistrement.

Ajouter un document

Utilisez cette option pour importer un fichier existant : playbook, battlecard, fiche produit, support de formation, etc.

  1. AccĂ©dez Ă  RĂ©glages → Connaissances

  2. Cliquez sur Charger un document

  3. Glissez-déposez votre fichier ou cliquez pour parcourir

  4. Attendez que le statut passe Ă  PrĂȘt, le contenu est alors disponible pour tous les outils IA

Formats acceptés : .md et .txt

DĂ©lai d'indexation : jusqu'Ă  5 minutes aprĂšs l'upload

Comment la connaissance est utilisée

Une fois indexée, le Tenant Knowledge est automatiquement disponible pour :

  • Ask Anything (lorsqu'un utilisateur pose une question), l'IA Ă©value si les connaissances de l'organisation amĂ©liorent la rĂ©ponse. Si c'est le cas, les extraits pertinents sont injectĂ©s aux cĂŽtĂ©s des donnĂ©es d'appel.

  • Tous les Agents (Ă  chaque exĂ©cution), l'Agent accĂšde Ă  la mĂȘme base de connaissance partagĂ©e, sans modification de sa configuration.

Aucun paramÚtre n'est à activer : l'injection est décidée automatiquement par l'IA selon un score de pertinence.

Attribution visible dans l'interface

Lorsque la Tenant Knowledge contribue Ă  une rĂ©ponse, l'interface l'indique explicitement sous la forme d'une Ă©tape Tenant Knowledge consultĂ©, le mĂȘme affichage que pour les autres outils (CRM, recherche). Cela rend le raisonnement de l'IA transparent.

Bonnes pratiques

  • Structurez vos documents : des sections claires (titres, listes) amĂ©liorent la prĂ©cision de la rĂ©cupĂ©ration.

  • Mettez Ă  jour rĂ©guliĂšrement : un playbook qui change tous les trimestres doit ĂȘtre re-chargĂ© ; l'ancienne version est remplacĂ©e.

  • PrivilĂ©giez les documents spĂ©cifiques Ă  votre contexte : Ă©vitez les documents gĂ©nĂ©riques ou trĂšs longs sans structure.

  • Testez avec Ask Anything : aprĂšs un upload, posez une question qui devrait dĂ©clencher la connaissance pour vĂ©rifier que l'indexation fonctionne.

  • Respectez la limite de 5 Mo : supprimez les documents obsolĂštes avant d'en ajouter de nouveaux si vous approchez la limite.

Limites

  • Stockage : 5 Mo par organisation (tous fichiers et textes confondus)

  • DĂ©lai d'indexation : jusqu'Ă  5 minutes aprĂšs upload

  • PĂ©rimĂštre : Admin uniquement, les utilisateurs ne peuvent pas gĂ©rer la base de connaissances

  • SĂ©lection par Agent : la connaissance est globale ; il n'existe pas de toggle per-Agent Ă  ce stade

  • Connexions externes : Google Drive, Confluence, Notion, Dust ne sont pas disponibles actuellement

  • Historique de versions : l'upload remplace la version prĂ©cĂ©dente ; aucun historique en Phase 1

  • Correction de transcription : hors pĂ©rimĂštre, utilisez le Vocabulaire personnalisĂ© pour corriger les termes de transcription

DĂ©pannage

ProblĂšme : Le statut reste sur Traitement en cours aprĂšs plus de 5 minutes.

Solution : Supprimez le fichier et re-chargez-le. Si le problĂšme persiste, contactez le support avec le nom du fichier et sa taille.

ProblÚme : L'IA ne semble pas utiliser la connaissance dans les réponses Ask Anything.

Solution : L'IA injecte la connaissance uniquement si elle est pertinente pour la requĂȘte. Formulez une question qui correspond directement Ă  un contenu prĂ©sent dans vos documents (ex. : la mĂ©thodologie, une objection prĂ©cise). VĂ©rifiez Ă©galement que le statut du document est bien PrĂȘt.

ProblĂšme : Message d'erreur lors de l'upload.

Solution : Vérifiez que le fichier ne dépasse pas 5 Mo et qu'il est dans un format accepté : .md ou .txt.

FAQ

Q : Dois-je modifier la configuration de mes Agents existants pour qu'ils utilisent la Tenant Knowledge ?

R : Non. Tous les Agents existants et futurs accÚdent automatiquement à la base de connaissances dÚs qu'elle est alimentée. Aucune modification de prompt ou de configuration n'est nécessaire.

Q : Puis-je restreindre la Tenant Knowledge Ă  certains Agents seulement ?

R : Pas à ce stade. La connaissance est globale et disponible pour tous les Agents et Ask Anything. Un filtrage par Agent est prévu dans une version ultérieure.

Q : Que se passe-t-il si je re-charge un document ?

R : La nouvelle version remplace l'ancienne.

Q : Les utilisateurs (non-Admin) peuvent-ils voir ou modifier la base de connaissances ?

R : Non. Seuls les Admins peuvent accéder à Réglages > Connaissances et gérer la base de connaissances.

Q : En quoi la Tenant Knowledge diffÚre-t-elle du Vocabulaire personnalisé ?

R : Ce sont deux fonctionnalités distinctes. Le Vocabulaire personnalisé corrige les erreurs de transcription (orthographe des termes métier). La Tenant Knowledge fournit du contexte métier à l'IA pour améliorer la qualité de ses analyses et réponses.

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