Vous souhaitez garantir la conformité au RGPD et instaurer la confiance avec vos prospects et clients ? Les rappels par email automatisés de Modjo facilitent l'information des participants sur l'enregistrement des réunions.
Pourquoi est-ce important ?
La transparence est essentielle pour une relation commerciale saine. Informer les participants qu'une réunion sera enregistrée démontre le respect de leur vie privée et assure la conformité aux réglementations de protection des données telles que le RGPD.
Comment fonctionnent les rappels par email de Modjo :
Modjo peut envoyer automatiquement un rappel par email personnalisable 10 minutes avant le début d'une réunion. Cet email informe les participants de la réunion à venir et les avertit qu'elle pourra être enregistrée à des fins de formation.
Voici un exemple d'email par défaut que vos contacts recevront :
I. Activer la fonctionnalité
Allez dans les paramètres de votre espace de travail.
Naviguez vers l'onglet "Avancé".
Activez la fonction "Email de rappel".
II. Personnaliser votre message
Dans le bloc "Email de rappel", cliquez sur "Modifier".
Personnalisez le contenu de l'email pour qu'il corresponde à la voix et au style de communication de votre marque. Soyez clair et transparent sur l'enregistrement.
Cliquez sur "Enregistrer" pour appliquer vos modifications.
Utilisez le bouton "Recevoir un email de test" pour prévisualiser votre rappel personnalisé avant qu'il ne soit envoyé aux contacts.
Remarques importantes :
Les rappels sont envoyés pour les réunions où :
L'hôte possède une licence d'enregistrement Modjo et a connecté son calendrier Google/Outlook.
La réunion n'est pas marquée comme "Interne".
Au moins un contact externe a accepté l'invitation à la réunion.
Allez plus loin :
Soyez transparent : Envisagez d'ajouter une mention de l'enregistrement dans l'objet de la réunion ou le premier paragraphe de l'email pour une meilleure visibilité.
Expliquez le "pourquoi" : Expliquez brièvement l'objectif de l'enregistrement (par exemple, à des fins de formation et d'amélioration) pour favoriser la compréhension.
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