Pourquoi activer la politique de conservation des données ?

Cette fonctionnalité garantit la conformité aux réglementations de confidentialité, telles que le RGPD, tout en maintenant les performances de Modjo. Voici ses avantages :

Conformité au RGPD : Respectez le droit à l'oubli en supprimant les enregistrements et transcriptions après une période définie. En Europe, une période de rétention de 12 mois est recommandée, tandis qu'en France, la durée conseillée est de 6 mois pour les enregistrements et 12 mois pour les transcriptions.
Sécurité des données : Réduisez les risques liés aux violations de données en limitant leur durée de conservation.
Confiance renforcée : Offrez aux participants une meilleure confidentialité en supprimant automatiquement les appels sensibles après leur utilisation.

1. Configuration de la politique de conservation des données

Les administrateurs ont la possibilité de paramétrer la suppression automatique des appels dans les paramètres sécurité. Voici les étapes pour l’adapter aux besoins de votre organisation :

A. Accéder aux paramètres : Rendez-vous dans paramètres sécurité > Politique de conservation des données.

B. Activer la fonctionnalité : Cliquez sur le bouton Editer pour activer la suppression automatique.

C. Définir les périodes de rétention

Enregistrements d’appels : Sélectionnez la durée avant leur suppression (en Europe, une période de 12 mois est recommandée pour respecter le RGPD, tandis qu’en France, la recommandation est de 6 mois).
Transcriptions d’appels : Spécifiez une durée (recommandation de 12 mois en Europe et en France).

D. Appliquer les paramètres aux appels en bibliothèque

Activez cette option pour supprimer également les enregistrements et transcriptions stockés dans la bibliothèque. Cela inclut également les appels liés à la fonctionnalité AI insights.

E. Sauvegarder vos modifications

Cliquez sur Enregistrer pour appliquer la configuration.

🚨 Attention : Une fois la configuration sauvegardée, les enregistrements et/ou transcriptions seront supprimés automatiquement conformément aux durées sélectionnées. Cette action est définitive : il ne sera pas possible de les récupérer.

2. Utiliser Modjo avec la politique de conservation des données

Lorsque la politique de conservation des données est active, vous remarquerez quelques changements dans l’expérience d’appel, en particulier concernant l’accès et l'interaction avec les appels.

A. Affichage des détails de l'appel lorsque les enregistrements d'appels sont supprimés

Si les enregistrements sont supprimés, certaines fonctionnalités restent disponibles pour les utilisateurs :

Accès aux transcriptions : Vous pourrez toujours consulter les transcriptions, utiliser les horodatages sur les commentaires et créer des extraits à partir de la transcription.
Analyse et IA : Les insights basés sur l'IA de Modjo, tels que l'AI call Scoring ou le résumé IA, continueront de fonctionner.
Création d'extraits : Vous pourrez toujours créer des extraits, mais uniquement à partir de la transcription.
Partage d’un appel public : Vous pourrez partager un appel, mais seules la transcription et le résumé seront affichés.

Les fonctionnalités non affectées sont : topics d'appel, "ask anything" sur un appel ou deal, spectre d'appel, ajout d'appels à la bibliothèque, ajout à la liste de lecture "regarder plus tard", vocabulaire personnalisé, suivi par email IA et suppression manuelle complète des appels.

🚨 Certaines fonctionnalités ne seront plus accessibles :

Lecture d'un appel : Il ne sera plus possible d'écouter l’appel.
Téléchargement d'un appel : Il ne sera plus possible de télécharger l’appel sur votre ordinateur.

B. Affichage des détails de l'appel lorsque les enregistrements et les transcriptions sont supprimés

Si les enregistrements et les transcriptions sont supprimés, l’accès aux détails de l'appel sera limité aux informations principales :

Analyse et IA : Les insights IA de Modjo, tels que le score d'appel IA et les résumés IA, continueront de fonctionner.
Partage public d’un appel : Vous pourrez toujours partager un appel publiquement, mais seul le résumé sera visible.
Horodatages pour certaines fonctionnalités : Les horodatages pour les fonctionnalités comme la transcription, les faits saillants, les notes Modjo, les revues d'appel et le score d'appel IA seront visibles, mais non cliquables.
Fonctionnalités non affectées : spectre d'appel, ajout d'appels à la bibliothèque, ajout à la liste de lecture "regarder plus tard", suppression manuelle complète des appels.

🚨 Les fonctionnalités suivantes ne seront plus accessibles :

Lecture de l'appel : Il ne sera plus possible d'écouter l'enregistrement de l'appel.
Téléchargement de l'appel : Vous ne pourrez plus télécharger les enregistrements d'appel.
"Ask anything" sur un appel ou un deal : Vous ne pourrez plus poser de questions, car celles-ci sont basées sur les transcriptions.
Accès et téléchargement de la transcription : La révision ou le téléchargement des transcriptions d'appel ne sera plus possible.
Création d'extraits : Les extraits ne pourront plus être créés.
Suivi par email IA : La génération de suivis par email sera désactivée.
Vocabulaire personnalisé : L'ajout de termes personnalisés à votre vocabulaire ne sera plus possible.
Recherche par mot-clé (dans Explore) : Il ne sera plus possible de rechercher un appel à l'aide d'un mot-clé de la transcription.
Nouveaux/sujets modifiés : Si vous ajoutez ou modifiez un sujet, nous ne pourrons plus le rechercher dans la transcription. Par conséquent, les nouveaux sujets ne seront pas générés, et les sujets existants ne seront pas supprimés.

C. Consultation des détails d'une transaction sans enregistrement ni transcription

En l'absence d'enregistrements ou de transcriptions, les objections de Modjo Deal apparaîtront toujours, mais les justifications des réponses ne seront pas basées sur les transcriptions.

3. FAQ sur la politique de conservation des données

Comment ajuster la période de rétention pour mes appels et transcriptions ?

Vous pouvez définir des périodes de rétention personnalisées dans les paramètres sécurité sous Suppression automatique des appels, en fonction des besoins réglementaires et des politiques de confidentialité.

Puis-je récupérer un enregistrement ou une transcription supprimé ?

Non, une fois supprimés, les enregistrements et transcriptions sont définitivement effacés pour respecter les normes de protection des données.

Quelle date est utilisée pour la période de suppression ?

Les enregistrements et transcriptions d'appels sont supprimés en fonction de la date de l’appel, qui peut différer de la date d'importation dans Modjo.