Introduction
Pour se conformer au RGPD et instaurer la confiance avec les participants aux réunions, Modjo propose désormais une Page de Consentement qui s’affiche avant le début d’une réunion visio, obligeant les participants à donner explicitement leur accord ou leur refus pour être enregistrés.
Ce guide vous aidera à comprendre :
À quoi ressemble l’expérience côté participant
Comment le consentement est géré et enregistré
Les limitations importantes et les questions fréquentes (FAQ)
Guides de configuration
Les guides pour configurer la fonctionnalité se trouvent ci-dessous:
Intégrations disponibles
Visioconférences
Google Meet
Teams
ℹ️ La fonctionnalité ne peut être appliquée qu’à un seul fournisseur de réunions (Google Meet ou Teams)
Calendriers
Arrive bientôt !
Planificateurs de réunions
Tous (tant que la solution permet l’utilisation de liens de salle de réunion personnalisés) : Calendly, Chili Piper, Hubspot Sales, etc.
Planifier une réunion avec consentement
ℹ️ Pour toutes vos réunions, le même lien apparaîtra dans le champ “lieu”.
Rassurez-vous : en utilisant ce lien, vous et vos invités serez redirigés vers une salle de réunion unique pour chaque événement.
👉 Consultez la section Rejoindre une réunion pour plus de détails.
Depuis ton votre agenda
Arrive bientôt !
Avec un planificateur de réunions
Une fois votre outil de planification configuré (voir la section Configuration), il vous suffit de partager votre lien de planification de réunion comme d’habitude.
Rejoindre une réunion
En tant qu’organisateur de la réunion
Si vous êtes connecté à Modjo
When you click your meeting link:
Vous serez redirigé vers votre page calendrier Modjo, où vous pourrez sélectionner la réunion à rejoindre.
Après sélection, vous serez automatiquement redirigé vers la réunion.
Si vous n’êtes pas connecté à Modjo
Vous passerez par le processus de connexion comme un participant.
En tant que participant à la réunion
Lorsqu’un participant clique sur le lien de réunion :
Étape 1 : Saisie des informations personnelles
Les invités doivent renseigner leurs informations personnelles (nom et adresse e-mail).
Étape 2 : Sélection de la réunion
Les invités doivent sélectionner la réunion à laquelle ils souhaitent participer.
ℹ️ Seules les réunions :
auxquelles l’utilisateur est invité (via l’e-mail renseigné à l’étape 1)
et planifiées dans une fenêtre de 2 heures
seront affichées.
Si un utilisateur n’est pas présent dans l’invitation, il ne pourra pas rejoindre la réunion. Cela garantit que les participants de différents événements n’atterrissent pas dans la même salle de réunion.
Étape 3 : Consentement
Les invités sont redirigés vers une page de consentement contenant :
Une option pour accepter ou refuser l’enregistrement
Un lien vers votre politique de confidentialité (si configuré)
S’ils acceptent, ils sont redirigés vers la réunion.
S’ils refusent :
L’enregistrement est interrompu automatiquement
L’organisateur est notifié dans le chat
Preuves de consentement
Informations enregistrées
Pour chaque participant, Modjo stocke de manière sécurisée :
Le nom et l’adresse e-mail (renseignés par l’utilisateur)
Le nom de la réunion
La décision de consentement (Oui / Non)
La date et l’heure du consentement
Les administrateurs peuvent demander une exportation CSV via le support ou leur Account Manager dédié.
Limitations & remarques
Fonctionne uniquement avec Google Meet et Microsoft Teams (pas compatible avec Zoom).
L’organisateur doit être un utilisateur Modjo disposant d’une licence d'enregistrement valide.
Les réunions doivent être planifiées avec tous les participants inclus dans l’invitation, pour rediriger correctement vers la bonne salle.
FAQs
Q : Que se passe-t-il si quelqu’un rejoint la réunion en retard et refuse le consentement ?
R : L’enregistrement est interrompu dès son entrée. La partie enregistrée avant son arrivée est conservée.
Q : Des utilisateurs de réunions différentes peuvent-ils se retrouver dans la même salle ?
R : Non, seuls les utilisateurs invités à une réunion spécifique peuvent y accéder.
Q : Peut-on personnaliser le message de consentement ?
R : Seul le lien vers la politique de confidentialité peut être personnalisé.
Q : Le consentement est-il traçable pour les audits ?
R : Oui. Les journaux incluent tous les identifiants requis et la preuve de consentement.
Q : Et si l’invitation a été envoyée par le client ?
R : Le consentement ne peut pas être collecté, sauf si l’organisateur de la réunion est un utilisateur Modjo.