Introduction
Pour se conformer au RGPD et instaurer la confiance avec les participants aux réunions, Modjo propose désormais une Page de Consentement qui s’affiche avant le début d’une réunion visio, obligeant les participants à donner explicitement leur accord ou leur refus pour être enregistrés.
Ce guide vous aidera à comprendre :
Comment activer la fonctionnalité
À quoi ressemble l’expérience côté participant
Comment le consentement est géré et enregistré
Les limitations importantes et les questions fréquentes (FAQ)
Intégrations disponibles
Visioconférences
Google Meet
Teams
ℹ️ La fonctionnalité ne peut être appliquée qu’à un seul fournisseur de réunions (Google Meet ou Teams)
Calendriers
Arrive bientôt !
Planificateurs de réunions
Tous (tant que la solution permet l’utilisation de liens de salle de réunion personnalisés) : Calendly, Chili Piper, Hubspot Sales, etc.
Guides de configurations
Pour les administrateurs
Étape 1 : Activer la fonctionnalité dans Modjo
Disponible uniquement pour les comptes ayant activé l’intégration Google Meet ou Teams.
Demandez à votre Account Manager d’activer la fonctionnalité de Collecte du consentement.
Rendez-vous dans Paramètres > Sécurité depuis l’application web Modjo.
Activez la fonctionnalité Collecte du consentement.
(Optionnel) Personnalisez le lien vers votre politique de confidentialité qui sera affiché aux participants sur la page de consentement.
ℹ️ La fonctionnalité ne s’applique qu’aux réunions créées après son activation.
Étape 2 : Activer la fonctionnalité dans les calendriers
Arrive bientôt !
Pour les collaborateurs
Étape 1 : Accorder les droits d’accès au calendrier à Modjo
Cette fonctionnalité nécessite des autorisations supplémentaires sur votre calendrier afin de pouvoir créer des salles de réunion uniques pour chaque événement.
Étape 2 : Accéder à votre lien statique de consentement unique
Rendez-vous dans Paramètres > Profil sur l’application Modjo.
Visualisez votre lien de réunion statique unique, à utiliser dans vos invitations.
Ce lien redirigera les participants vers un formulaire de consentement avant qu’ils ne rejoignent la réunion.
Même si vous utilisez un lien de réunion unique, plusieurs salles de réunion seront créées sans risque de chevauchement.
👉 Consultez la section Rejoindre une réunion pour plus de détails.
(Optionnel) Étape 3 : Configurer votre outil de planification de réunions
Collez votre lien de réunion statique unique en tant que Lieu personnalisé :
Calendly
Calendly
Pour modifier vos liens existants
Pour chaque lien, cliquez sur l’icône des paramètres, puis sur Modifier.
Supprimez le lieu existant et sélectionnez Toutes les options.
3. Sélectionnez “Personnalisé”
4. Collez votre lien statique unique
Hubspot Sales
Hubspot Sales
Accédez à la page de configuration de votre réunion
Dans la section Vue d’ensemble, sélectionnez Ajouter un lien de visioconférence comme lieu
Collez votre lien de réunion statique unique
Planifier une réunion avec consentement
ℹ️ Pour toutes vos réunions, le même lien apparaîtra dans le champ “lieu”.
Rassurez-vous : en utilisant ce lien, vous et vos invités serez redirigés vers une salle de réunion unique pour chaque événement.
👉 Consultez la section Rejoindre une réunion pour plus de détails.
Depuis ton votre agenda
Arrive bientôt !
Avec un planificateur de réunions
Une fois votre outil de planification configuré (voir la section Configuration), il vous suffit de partager votre lien de planification de réunion comme d’habitude.
Rejoindre une réunion
En tant qu’organisateur de la réunion
Si vous êtes connecté à Modjo
When you click your meeting link:
Vous serez redirigé vers votre page calendrier Modjo, où vous pourrez sélectionner la réunion à rejoindre.
Après sélection, vous serez automatiquement redirigé vers la réunion.
Si vous n’êtes pas connecté à Modjo
Vous passerez par le processus de connexion comme un participant.
En tant que participant à la réunion
Lorsqu’un participant clique sur le lien de réunion :
Étape 1 : Saisie des informations personnelles
Les invités doivent renseigner leurs informations personnelles (nom et adresse e-mail).
Étape 2 : Sélection de la réunion
Les invités doivent sélectionner la réunion à laquelle ils souhaitent participer.
ℹ️ Seules les réunions :
auxquelles l’utilisateur est invité (via l’e-mail renseigné à l’étape 1)
et planifiées dans une fenêtre de 2 heures
seront affichées.
Si un utilisateur n’est pas présent dans l’invitation, il ne pourra pas rejoindre la réunion. Cela garantit que les participants de différents événements n’atterrissent pas dans la même salle de réunion.
Étape 3 : Consentement
Les invités sont redirigés vers une page de consentement contenant :
Une option pour accepter ou refuser l’enregistrement
Un lien vers votre politique de confidentialité (si configuré)
S’ils acceptent, ils sont redirigés vers la réunion.
S’ils refusent :
L’enregistrement est interrompu automatiquement
L’organisateur est notifié dans le chat
Preuves de consentement
Informations enregistrées
Pour chaque participant, Modjo stocke de manière sécurisée :
Le nom et l’adresse e-mail (renseignés par l’utilisateur)
Le nom de la réunion
La décision de consentement (Oui / Non)
La date et l’heure du consentement
Les administrateurs peuvent demander une exportation CSV via le support ou leur Account Manager dédié.
Limitations & remarques
Fonctionne uniquement avec Google Meet et Microsoft Teams (pas compatible avec Zoom).
L’organisateur doit être un utilisateur Modjo disposant d’une licence d'enregistrement valide.
Les réunions doivent être planifiées avec tous les participants inclus dans l’invitation, pour rediriger correctement vers la bonne salle.
FAQs
Q : Que se passe-t-il si quelqu’un rejoint la réunion en retard et refuse le consentement ?
R : L’enregistrement est interrompu dès son entrée. La partie enregistrée avant son arrivée est conservée.
Q : Des utilisateurs de réunions différentes peuvent-ils se retrouver dans la même salle ?
R : Non, seuls les utilisateurs invités à une réunion spécifique peuvent y accéder.
Q : Peut-on personnaliser le message de consentement ?
R : Seul le lien vers la politique de confidentialité peut être personnalisé.
Q : Le consentement est-il traçable pour les audits ?
R : Oui. Les journaux incluent tous les identifiants requis et la preuve de consentement.
Q : Et si l’invitation a été envoyée par le client ?
R : Le consentement ne peut pas être collecté, sauf si l’organisateur de la réunion est un utilisateur Modjo.