1. Introduction du Modjo Recorder
Le Modjo Recorder est un outil essentiel pour améliorer l'efficacité de vos réunions et optimiser le suivi de vos actions.
Le Modjo Recorder est un bot automatisé qui rejoint vos réunions sur Google Meet ou Microsoft Teams dès leur démarrage. Il apparaît comme un participant visible sous le nom par défaut de "Modjo Assistant", que vous pouvez personnaliser selon vos préférences. Sa présence informe tous les participants que la réunion est enregistrée, assurant transparence et consentement.
Il enregistre automatiquement l'intégralité de la session, capturant à la fois l'audio et la vidéo. À la fin de chaque réunion, l'enregistrement est importé dans la plateforme Modjo. Cela vous permet de consulter facilement l'intégralité de vos échanges, d'accéder à des résumés précis, ou de partager des moments clés avec votre équipe.
2. Fonctionnement du Modjo Recorder
Le Modjo Recorder est un bot qui rejoint automatiquement vos réunions sur Google Meet ou Microsoft Teams dès leur démarrage. Il apparaît en tant que participants sous le nom de "Modjo Assistant" ou tout autre nom que vous avez personnalisé.
En début de réunion :
Lorsque le bot se connecte à la réunion, tous les participants voient sa présence, ce qui garantit une transparence totale concernant l'enregistrement.
Vous pouvez accepter ou refuser la participation du bot au début de la réunion. Si vous souhaitez arrêter l'enregistrement, il suffit de retirer "Modjo Assistant" de la liste des participants.
Enregistrement en cours :
Une fois accepté, le Modjo Recorder commence immédiatement à capturer l'intégralité de la réunion, enregistrant à la fois l'audio et la vidéo de manière continue et discrète.
Pendant la réunion, le bot ne perturbe en rien les échanges et n'interagit pas avec les participants. Il se contente de capturer fidèlement tout ce qui est dit et présenté.
Après la réunion :
À la fin de la réunion, l'enregistrement est automatiquement importé dans Modjo en moins de cinq minutes.
Vous pouvez accéder à la vidéo complète, revoir des moments spécifiques, annoter des passages importants, et partager facilement les enregistrements avec votre équipe.
En utilisant le Modjo Recorder, vous simplifiez la documentation de vos réunions et garantissez que toutes les informations essentielles sont enregistrées et accessibles pour une consultation ultérieure.
3. Configurations et personnalisations
A. Configurations
Pour configurer le Modjo Recorder, consultez les articles dédiés à l’intégration de Google Meet et Microsoft Teams. Vous pouvez activer les deux intégrations simultanément.
Le Modjo Recorder s'intègre parfaitement avec les calendriers Outlook et Google Calendar des utilisateurs.
Fonctionnalités principales :
Le bot détecte les réunions via les liens trouvés dans le calendrier et se joint automatiquement à celles-ci.
Lorsque vous rejoignez une réunion, un message vous informe de la demande de participation du bot. Vous pouvez accepter ou refuser cette demande.
Seul l'organisateur de la réunion peut éjecter le Modjo Recorder.
B. Personnalisations
Personnalisez l'apparence du bot pour refléter votre marque et signaler l'enregistrement de la réunion.
Pour cela, accédez à "Paramètres" > "Intégrations" > cliquez sur "Options" et appliquez vos personnalisations:
Modifiez le nom du bot : Par défaut, le bot porte le nom "Modjo Assistant", qui sera visible par tous les participants lorsque le Modjo Recorder rejoindra la réunion. Vous pouvez choisir de modifier ce nom pour personnaliser l’expérience des participants, par exemple en affichant le nom de votre entreprise.
Ajoutez le logo de votre entreprise : Intégrez votre logo pour renforcer la visibilité de votre marque pendant les réunions.
Ajustez les couleurs du fond et du texte : Harmonisez ces éléments avec la palette de couleurs de votre logo pour une expérience visuelle cohérente.
Rédigez une phrase explicative qui apparaîtra à chaque réunion.
Indiquez que l'appel est enregistré et précisez pourquoi, conformément aux règles de la CNIL. Il est conseillé d'ajouter une sous-phrase pour des informations supplémentaires (optionnelle).
C. Paramètres de participation automatique
Le Modjo Recorder propose trois options pour la participation automatique du bot dans les réunions de votre organisation.
Ces paramètres sont accessibles via Intégrations > Google Meet ou Microsoft Teams > Options > Enregistrement automatique :
Participation pour chaque appel invitant les utilisateurs avec licence : Le bot rejoint automatiquement la réunion, que l'organisateur soit utilisateur Modjo ou non, à condition qu'au moins un participant dispose d'une licence. Ainsi, le Modjo Recorder peut rejoindre toutes vos réunions, y compris celles organisées par vos prospects (comportement par défaut).
Participation uniquement si un utilisateur avec licence organise la réunion : Le bot ne rejoint la réunion que si l'organisateur est un utilisateur Modjo avec une licence.
Jamais d'enregistrement automatique : Le bot doit être appelé manuellement, aucune participation automatique n’est prévue.
D. Appeler manuellement le Modjo Recorder
Dans certaines situations, vous pourriez avoir besoin d'appeler manuellement le Modjo Recorder, par exemple :
Si le bot ne s’est pas joint automatiquement à la réunion.
Si le bot a quitté la salle d'attente ou la réunion.
Si la réunion n’a pas été programmée dans le calendrier.
Si vous souhaitez enregistrer une réunion interne.
Il existe trois façons différentes d'appeler manuellement le Modjo Recorder:
Utiliser le widget d'extension Modjo : Si vous avez l'extension Modjo, appelez le bot directement depuis votre réunion via le widget vert.
Utiliser le calendrier Modjo : Appelez ou supprimez un bot directement depuis votre calendrier Modjo.
Utiliser l'URL de la réunion : Ajoutez une URL de réunion directement dans Modjo pour appeler le Modjo Recorder.
4. FAQ
A. Est-ce que le Modjo Recorder peut m’attendre pour rejoindre la réunion ?
Le Modjo Recorder se connecte à la réunion à l'heure prévue dans l'agenda. Une fois admis, il rejoint automatiquement la réunion. Si vous arrivez après votre prospect, ce dernier peut être admis en fonction des paramètres de la réunion, notamment qui a le droit d'admettre les participants.
Pour éviter toute confusion, activez le message personnalisé du bot (voir les instructions ci-dessus) afin que votre prospect soit informé de la situation.
B. Que se passe-t-il si la réunion ne commence pas à l'heure ?
Le Modjo Recorder attend jusqu'à 10 minutes dans la salle d'attente. Si la réunion ne commence pas dans ce délai, ou si le bot n'a pas été accepté, le bot quittera la salle.
Si la réunion débute plus tard, vous devrez rappeler manuellement le bot pour qu'il enregistre la session (consultez la section correspondante ci-dessus pour savoir comment procéder).
C. Combien de temps faut-il avant que l'enregistrement soit disponible ?
L'enregistrement de la réunion est généralement disponible entre 5 et 10 minutes après la fin de la session.