Comment mesurer le succès de la mise en oeuvre d’AI CRM filling dans votre organisation

À quoi servent les analyses AI CRM filling ?
Quelles données sont affichées ?
Comment interpréter et utiliser ces données ?
Qui a accès aux analyses AI CRM filling ?

🎯 À quoi servent les analyses AI CRM filling ?

Mesurer la couverture des champs CRM appliqués dans les appels.
Évaluer le taux d’envoi des champs dans le CRM.
Identifier des axes d’amélioration pour améliorer votre taux d’envoi.

💡 Pour rappel la fonctionnalité AI CRM filling n’est disponible que pour les CRM Salesforce et Hubspot.

Pour accéder aux analyses AI CRM filling, rendez-vous dans l’onglet Analyses de Modjo et cliquez sur AI CRM filling

📊 Quelles données sont affichées ?

En haut du rapport vous verrez les 2 principales métriques :

Nombre total de champs éligibles : c’est le nombre de champs pour lesquels Modjo est susceptible de pouvoir envoyer de la donnée dans votre CRM.
Taux moyen d’envoi : c’est le ratio entre le nombre de champs réellement envoyés dans votre CRM divisé par le nombre de champs pour lesquels Modjo devrait avoir proposé d’envoyer de la donnée.

Un tableau détaillé présente ensuite, pour chaque champ :

Le nom du champ - dans cette colonne vous pourrez également voir le type de champ (texte, nombre, etc.), à quel objet le champ est associé et à quel template le champ est associé

💡En cliquant sur le nom du template, vous serez directement redirigé vers la page d’édition de ce template.

Le type de synchronisation (manuel ou automatique).
Le nombre de champs éligibles pour ce champ : donc le volume total de fois où Modjo devrait avoir détecter de la donnée pour ce champ.
Les colonnes suivantes montrent la distribution des champs éligibles en plusieurs catégories :
- Le taux d’envoi (”envoyés”) : c’est le pourcentage de champs éligibles pour lesquels de la donnée a bien été envoyée dans votre CRM
- Le taux de “vides” : c’est le pourcentage de champs éligibles pour lesquels l’IA n’a pas détecté de valeur lorsque votre modèle s’est appliqué à des appels
- Le taux de “pas de lien CRM” : c’est le pourcentage de champs éligibles qui n’ont pas pu être envoyés dans le CRM car l’appel n’est pas rattaché à l’objet CRM visé. Par exemple si vous avez un champ “Retours Produit” rattaché à l’objet “Opportunité” de votre CRM mais qu’aucune opportunité n’a été créé pour le compte concerné par l’appel, alors Modjo ne pourra pas envoyer la donnée dans votre CRM tant que l’association n’a pas été faite. Plus d’informations ici sur comment gérer les associations entre Modjo et votre CRM.
- Le taux de “en attente de validation” : vous ne rencontrerez ce cas que lorsque votre champ est paramétré en envoi manuel. Il s’agit du pourcentage de champs éligibles pour lesquels Modjo a détecté de la donnée mais que le commercial n’a pas encore validé pour envoi dans le CRM.
- Le taux de “autres” : cette colonne regroupe le reste des raisons pour lesquelles la donnée peut ne pas s’envoyer dans votre CRM et qui sont généralement plus marginales. Cela peut être lié à:
  - Des règles de validation dans votre CRM qui empêchent l’envoi
  - Un nombre de caractères dans le champ supérieur au nombre de caractères autorisé pour ce champ dans votre paramétrage CRM
  - Le fait que l’appel a été supprimé
  - L’appel n’est pas lié à votre objet CRM (hors objets standards de base : contact, compte, opportunité, piste)

💡 La donnée visible dans cet onglet est mise à jour toutes les 24 heures. Vous pourrez voir directement sur le rapport de quand date la dernière mise à jour.

Si vous ne voyez pas les données d’un template que vous avez récemment publié ou d’un champ que vous avez récemment ajouté à un template existant, cela peut être lié à ce délai de mise à jour. Vous pouvez vérifier cette information dans le menu de gauche du rapport, sous les filtres.

🔄 Points d’attention sur les données affichées

Les données ne sont affichées que pour les champs appartenant à des templates publiés.
- Si votre template est en brouillon ou que vous le dépubliez, vous n’aurez pas accès à de la donnée depuis le rapport.
Si votre paramétrage évolue, les données seront mise à jour en conséquence
- Cas du changement de type de synchronisation : si vous passez un champ de “manuel” à “automatique” alors vous verrez le statut “automatique” dans la colonne correspondant au type de synchronisation. La donnée disponible en revanche sera la donnée agrégée depuis la publication du template. Si vous souhaitez par exemple regarder la donnée uniquement depuis que vous avez passé le statut du champ à “automatique” alors il faudra utiliser un filtre temporel.
- Cas de la suppression d’un champ d’un template : si vous supprimez un champ d’un template alors vous ne verrez plus la donnée associée à ce champ dans votre rapport.

⚠️ Exception : si vous modifiez un champ de votre template en modifiant le champ de votre CRM qui y est associé alors nous ne garderons la donnée que pour le nouveau champ associé.

Exemple : vous avez choisi de remplir le champ “date de signature” de votre CRM avec un prompt donné mais vous vous rendez compte que vous souhaitez finalement remplir le champ “date de clôture” avec ce prompt et vous modifiez donc le champ ciblé par le prompt. Dans ce cas, la donnée ne sera conservée que pour le champ “date de clôture”.

🧩 Filtre des données

Plusieurs filtres sont disponibles pour personnaliser l’analyse :

Période personnalisée (avec comparaison à une période équivalente précédente donc si vous choisissez ce mois-ci vous verrez l’évolution par rapport au mois dernier).

💡 Plus de détails sur les filtres de période

Si vous sélectionnez l’un des filtres de période prédéfinis, voici comment ils fonctionnent :

Cette semaine : du lundi jusqu’à aujourd’hui (en fonction de la date de la dernière synchronisation).
La semaine dernière : du lundi de la semaine précédente jusqu’au dimanche de la même semaine.

Il en va de même pour les filtres par défaut pour mois, trimestre et année.

Template
Champs CRM
Type de champ (texte, nombre, etc.)
Type d’envoi (manuel ou automatique)

💡 Si vous appliquez des filtres incompatibles entre eux, il est possible que vous ne voyiez plus de données dans votre tableau d’analyse ! Dans ce cas là, n’hésitez pas à réinitialiser vos filtres.

🧠 Comment interpréter et utiliser ces données ?

Identifier les champs sur lesquels vous pouvez optimiser le remplissage de votre CRM

En tant qu’utilisateur d’AI CRM filling, votre objectif est généralement de maximiser le taux d’envoi dans les champs de votre CRM.

Une bonne manière de savoir sur quels champs le remplissage de votre CRM est efficace est donc de trier le tableau par ordre décroissant sur la colonne “Envoyés”.

A l’inverse, pour identifier sur quels champs le taux d’envoi peut être optimisé, vous pouvez filtrer sur cette colonne par ordre croissant.

Une fois que vous avez identifié sur quel(s) champ(s) vous souhaitez optimiser votre taux d’envoi, vous pouvez utiliser les colonnes suivantes (”vides”, “pas de lien CRM”, “en attente” et “autres”) pour identifier des leviers d’actions.

Agir sur les différentes raisons de non envoi dans le CRM
1. Le cas “vides”

Lorsque le taux de “vides” est élevé, cela veut dire que pour un nombre significatif de fois où une valeur aurait dû être détectée pour le champ considéré, notre IA n’a identifiée aucune valeur. Cela peut être dû à plusieurs causes :

Votre prompt n’est pas suffisamment bien compris par notre IA. Dans ce cas là, le mieux est d’ajuster le prompt de votre champ et de bien vous assurer de sa performance grâce à l’étape de test de votre prompt.
Votre template s’applique sur un trop large volume d’appels. Cela peut arriver si vous n’avez pas affiné les critères de ciblage de votre template en utilisant les équipes, les tags ou les critères avancés. Par exemple, disons que vous souhaitez populer un champ “date de signature” mais qu’il s’avère que dans votre processus commercial cette date n’est mentionnée que lors de l’appel de négociation de l’opportunité. Si votre template s’applique sans restriction à tous les appels, alors il risque d’il y avoir de nombreuses fois où l’IA ne trouvera jamais la mention de cette date de signature. La meilleure manière d’agir là dessus est donc d’affiner le ciblage de votre template.
Votre commercial ne mentionne pas le sujet dans l’appel alors qu’il le devrait. Reprenons l’exemple ci-dessus sur la “date de signature”. Une des raisons pour lesquelles l’IA peut ne pas détecter de donnée, c’est tout simplement si cette donnée n’a pas été mentionnée au cours de l’échange. Dans ce cas, un taux important de “vides” peut indiquer un besoin de formation de vos commerciaux pour s’assurer qu’ils posent bien les questions nécessaires à l’obtention des informations qui doivent venir remplir votre CRM.

b. Le cas “pas de lien CRM”

Lors que le taux de “pas de lien CRM” est élevé, cela signifie qu’un volume important d’appels passés avec Modjo ne sont pas liés aux objets ciblés par les templates AI CRM filling. Pour réduire ce type d’erreurs vous pouvez :

Rattacher directement l’appel à l’objet CRM manquant depuis la page de réécoute de l’appel. Plus d’informations sur comment procéder ici.
Vérifier que vos process de création de contact, compte et opportunité dans votre CRM sont bien définis et respectés : les contacts sont-ils bien créés dans le CRM avant un appel ? Quand est-ce qu’est créée une opportunité par rapport à l’appel ?
Sensibiliser vos équipes à l’importance d’associer leurs appels Modjo à votre CRM : pas de lien, pas de donnée qui remonte !

c. Le cas “en attente”

Pour rappel, ce cas ne se présente que lorsque le champ est en validation manuelle. S’il est élevé, cela signifie que vos équipes commerciales n’appuient pas sur le bouton “Envoyer dans le CRM” depuis la page de ré-écoute de l’appel lorsque Modjo détecte des données à envoyer dans votre CRM. Dans ces cas-là, vos principaux leviers d’action s’articulent autour de la sensibilisation et de la formation de vos équipes ! Vous pouvez par exemple :

Embarquer les managers et les sensibiliser à l’importance d’AI CRM filling pour qu’ils s’assurent que les membres de leurs équipes valident bien l’information dans Modjo (lors de leurs 1:1 par exemple)
Organiser des sessions de formation de vos équipes sur l’importance de la validation des champs AI CRM filling et montrer leur comment faire sur la plateforme

d. Autres

Comme mentionné ci-dessus, la catégorie “autres” regroupe plusieurs raisons :

Des règles de validation dans votre CRM qui empêchent l’envoi
Un nombre de caractères dans le champ supérieur au nombre de caractères autorisé pour ce champ dans votre paramétrage CRM
Le fait que l’appel a été supprimé
L’appel n’est pas lié à votre objet CRM (hors objets standards de base : contact, compte, opportunité, piste)

Vous ne pourrez pas accéder au détail de la répartition des raisons “autres” dans le tableau AI CRM filling. Si vous avez besoin de plus de détails, rapprochez vous de votre chargé de compte Modjo. Il pourra ensuite vous conseiller sur comment agir dessus (en ajustant les règles de validation dans votre CRM par exemple).

🧑‍🤝‍🧑 Qui a accès aux analyses AI CRM filling ?

La vue CRM Filling Analytics est accessible uniquement aux administrateurs et managers, soit les mêmes rôles qui peuvent créer et éditer les templates AI CRM Filling.