Pour faciliter la lecture de cet article, nous utilisons une terminologie standardisée tout au long du document. Cependant, les objets CRM portent des noms différents selon la plateforme que vous utilisez.

Nous utiliserons les termes : Contact, Compte, Opportunité et Lead.

Comment Modjo trouve-t-il les informations CRM pertinentes pour un appel et parvient-il à les afficher à côté de celui-ci ? (Compte, Opportunité, Contact ou Lead)

Nous allons vous guider à travers le processus d'association d'un appel à votre CRM.

Synchronisation des participants externes à votre réunion/appel avec votre CRM

Modjo reçoit des informations sur les participants à un appel ou une réunion de la part de vos fournisseurs de téléphonie (Aircall, Ringover, etc.) ou de visioconférence (Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, etc.).

Ces informations permettent de rechercher les participants dans votre CRM selon deux méthodes :

1. Par adresse e-mail pour une visioconférence : Modjo effectue une recherche dans le CRM pour trouver un Contact correspondant à l'adresse e-mail du participant.

2. Par numéro de téléphone pour un appel téléphonique : Modjo effectue une recherche dans le CRM pour trouver un Contact possédant ce numéro de téléphone et/ou une variante (par exemple : `0033`, `+33`, `06`, etc.).

Participants sans e-mail ou téléphone : Si un participant n'utilise pas d'adresse e-mail ou de numéro de téléphone enregistré dans le CRM, Modjo ne pourra pas l'identifier.

Une fois fait, Modjo peut associer votre appel/réunion à un compte ou une opportunité de différentes façons selon ce qui se trouve déjà dans votre CRM.

Logique d'association - Comment Modjo choisit une opportunité et un compte ?

Cas 1 : Modjo trouve une activité CRM existante avec des associations à un ou plusieurs objets

Lorsqu'un appel ou une réunion a lieu, Modjo commence par vérifier si une activité CRM (Tâche d'appel ou Événement) correspondant à cet appel existe déjà dans votre CRM ET si elle est déjà associée à un ou plusieurs objets.

Si c'est le cas, Modjo s'appuiera sur cette activité pour associer votre appel aux différents objets de votre CRM.

Avantage : Cette méthode est la plus rapide et la plus fiable, car elle provient directement de votre CRM.

Scénario A : L'activité CRM est associée à une opportunité

1. Modjo utilise cet opportunité comme référence principale.

2. Modjo récupère automatiquement le compte associé à cet opportunité.

Scénario B : L'activité CRM est associée à un compte (mais pas à une opportunité)

1. Modjo récupère automatiquement le compte associé à cette activité.

2. Modjo établit une liste de toutes les opportunités associés à ce compte dans votre CRM.

3. Modjo applique ensuite les critères de priorité (voir ci-dessous) pour sélectionner l'opportunité la plus pertinente.

Scénario C : L'activité CRM est associée à un contact (mais pas à une opportunité ni à un compte)

1. Modjo établit une liste de toutes les opportunités liées à ce contact dans votre CRM.

2. Modjo applique ensuite les critères de priorité (voir ci-dessous) pour sélectionner l'opportunité la plus pertinente.

3. Le compte affiché sera celui lié à l'opportunité sélectionnée.

Cas 2 : Modjo ne trouve pas d'activité CRM avec des associations à au moins un objet

Dans ce cas, Modjo bascule automatiquement sur sa logique d'association intelligente :

Recherche d'une opportunité

Sur la base de l'ensemble des contacts synchronisés entre votre CRM et les participants à l'appel ou la réunion, Modjo établit une liste des opportunités associées à ces contacts.

Important : La liste des opportunités retenues se fait sur la base de l'ensemble de vos contacts ayant participé à la réunion ou l'appel ET retrouvé dans votre CRM.

Cette liste inclut donc tous les collaborateurs de votre organisation ne possédant pas de compte Modjo ainsi que vos partenaires.

Comme plusieurs opportunités peuvent être trouvées, Modjo choisira l'opportunité la plus pertinente selon ces critères de priorité :

Opportunité qui a été ouverte pendant la conversation.
Si nous ne trouvons pas d'opportunité : celle qui a été créée dans les 30 jours suivant la conversation.
Si aucune opportunité n'est trouvée : celle qui a été clôturé dans les 30 jours précédant la conversation.
Si nous ne trouvons toujours pas d'opportunité appropriée : celle qui a été clôturée après la date de l'appel.
Enfin, si aucune opportunité n'est trouvée : celle ayant été clôturée dans un intervalle maximum de 90 jours avant la date de l'appel.

Si plusieurs opportunités sont trouvées, nous donnons la priorité à l'opportunité ouverte ayant la date de création la plus proche de la date de l'appel ou de la réunion.

Option de filtrage des opportunités par Owner

Disponible pour Salesforce et Hubspot uniquement

Lorsque cette option est activée, Modjo n'établira la liste d'opportunités appropriées qu'à partir des opportunités dont l'organisateur de la réunion sur Modjo est le propriétaire (owner) dans votre CRM.

Cas d'usage : Cette option est particulièrement utile lorsque plusieurs commerciaux travaillent avec le même compte et possèdent chacun leur propre opportunité.

Pour activer cette option (nécessite d'être Admin ou Manager) :

Depuis le menu Réglages > Intégrations, cliquez sur votre Intégration CRM
Rendez-vous dans l'onglet Configuration
Activer l'option "N'associer que les deals où le propriétaire a participé"
Cliquez sur Sauvegarder en haut à droite de l'écran

Important : Cette option s'applique seulement dans le scénario où aucune activité CRM avec des associations n'est trouvée.

Recherche d'un compte

Si une opportunité a déjà été trouvée : L'appel ou la réunion sur Modjo sera associé au compte lié au deal choisi précédemment.

Si aucune opportunité n'est trouvée :

Dans le cas où aucune opportunité ne peut être identifiée (ni via une activité CRM, ni via les contacts), Modjo applique une dernière logique de secours :

1. Modjo regarde tous les comptes associés aux contacts identifiés lors de l'appel.

2. Modjo sélectionne le compte qui est le plus référencé (c'est-à-dire celui qui apparaît le plus souvent dans la liste des contacts participants).

3. Si plusieurs comptes sont référencés autant de fois, Modjo en choisit un de manière aléatoire.

Important : La liste des comptes retenus se fait sur la base de l'ensemble de vos contacts ayant participé à la réunion ou l'appel ET retrouvé dans votre CRM.

Cette liste inclut donc tous les collaborateurs de votre organisation ne possédant pas de compte Modjo ainsi que vos partenaires.

Résultat : L'appel sera affiché avec ce compte, mais sans deal associé.

Bonnes pratiques

Associez les bons objets : Pour une association automatique fiable, associez les bons objets (Contact, Compte, Opportunité) à votre activité CRM avant l'appel ou la réunion dans votre CRM. Modjo récupérera automatiquement ces informations.

Vérifiez les adresses e-mail : Assurez-vous que les participants utilisent leur adresse e-mail professionnelle dans les invitations de réunion et qu'elles correspondent à leur adresse e-mail dans votre CRM.

Maintenez vos données CRM à jour : Des données CRM propres et à jour améliorent la précision de l'association automatique.

Activez le filtrage par owner (Salesforce/HubSpot) : Si vous travaillez avec plusieurs opportunité par Compte, activez l'option de filtrage par propriétaire pour réduire les associations incorrectes.

Dépannage

Un ou plusieurs objets ne sont pas associés à mon appel

Plusieurs raisons possibles :

Les différents objets n'étaient pas présents dans votre CRM au moment de l'appel.
L'adresse e-mail utilisée dans l'invitation de réunion ne correspond pas à celle enregistrée dans le CRM.
Le numéro de téléphone n'est pas enregistré dans le CRM ou les variantes ne sont pas reconnues.
Le contact existe dans le CRM mais n'est lié à aucun compte ni opportunité.

Associer un contact manuellement

Cliquez sur "Associer le contact" en face du numéro de téléphone, l'adresse e-mail ou le pseudo/nom affiché sur Modjo. Une fenêtre modale apparaîtra.

Recherchez votre contact à l'aide de la barre de recherche

Saisissez le prénom, le nom, adresse ou numéro de votre contact dans la barre de recherche (3 caractères minimum) et sélectionnez-le/la.

Puis cliquez sur 'Associer':

Si le contact n'existe pas dans votre CRM :

Cliquez sur « Créer un contact »
Vous serez redirigé vers le formulaire de création de contact de votre CRM.
Remplissez et soumettez le formulaire avec les informations de votre contact.
Retournez ensuite sur Modjo, effectuez à nouveau une recherche et sélectionnez le contact qui est maintenant visible ou cliquez sur le bouton d'actualisation

Associer un compte manuellement ou créer une opportunité

Il peut arriver qu’un contact soit bien associé à l’appel, mais que le compte ou l’opportunité ne le soit pas encore.

Depuis la page de détails de l’appel, vous pouvez :

Lier l’appel à un compte existant
Ou créer une nouvelle opportunité

Actualiser vos associations après une création ou modification dans votre CRM

Une fois l’objet CRM (contact, compte ou opportunité) lié ou créé, retournez sur Modjo et cliquez sur le bouton "Actualiser" pour mettre à jour la connexion.

Bon à savoir

Le bouton "Actualiser" permet de mettre à jour le contact et le compte s’il n’y avait pas encore d’association entre l’appel et le CRM (toujours selon les logiques d'association expliquées plus haut).
Si une opportunité vient d'être créee ou modifiée, elle sera actualisée.
En revanche, si une association à un compte ou à un contact a déjà été faite, Modjo ne pourra pas mettre à jour cette association sur l’appel.

Le compte associé est incorrect

Plusieurs raisons possibles :

L'appel ou la réunion comportait plusieurs contacts liés à différents compte et Modjo n'a pas choisi le bon.
Le compte est le plus fréquent parmi les contacts présents.

Solution - Contacter le support Modjo en préparant :

le lien de l'appel concerné
une capture d'écran du compte dans votre CRM et que vous souhaitez associer à l'appel

L’opportunité associée est incorrecte

Seulement dans le cas où le compte est associé correctement. Sinon, merci de vous référer à la section Le compte associé est incorrect.

Plusieurs raisons possibles :

Plusieurs opportunités existent pour le même compte
Dans le cas où le filtrage par owner est activé, l'organisateur de la réunion n'est pas le propriétaire de l'opportunité dans le CRM

Pour les utilisateurs de Salesforce et Hubspot

Vous avez la possibilité de changer manuellement l'opportunité depuis la page de l'appel :

A droite de l'opportunité, cliquez sur "Change", une liste déroulante avec toutes les opportunités liées au compte vous sera proposée.
Cliquez sur l'opportunité souhaitée. L'appel se mettra à jour automatiquement.

Pour les utilisateurs d'autres CRM :

Contactez le support Modjo en préparant :

le lien de l'appel concerné
une capture d'écran de l'opportunité dans votre CRM et que vous souhaitez associer à l'appel

Association d'un appel/réunion à vos objets CRM (Opportunité/contact/compte)