Optimisez l'efficacité de votre équipe en automatisant la saisie des données CRM. Notre expérience de configuration des modèles AI CRM filling vous permet de créer, de tester et de publier des modèles en quelques étapes guidées.
Introduction
Les pré-requis
Vous devez être Administrateur ou Manager dans Modjo.
Modjo AI doit être activé pour votre organisation.
Votre organisation doit être intégrée avec Salesforce ou HubSpot.
Assurez-vous que la personne qui a mis en place l'intégration entre Modjo et votre CRM a les droits d'édition et l'accès aux champs CRM (accès CRUD). que vous voudrez remplir dans votre CRM.
🔒 Spécificité Salesforce :
Pour Salesforce, il est impératif que l’administrateur vérifie les autorisations au niveau des champs (Field-Level Security) :
Rendez-vous dans Setup > Object Manager > [Nom de l'objet] > Fields & Relationships.
Cliquez sur le champ concerné, puis sur Set Field-Level Security.
Assurez-vous que le champ est visible et modifiable pour le profil utilisé dans l’intégration Modjo.
Si ce paramétrage n’est pas correctement effectué, le champ sera ignoré par Modjo, même s’il est mappé dans le modèle AI.
Accédez à la section AI CRM Filling dans vos Réglages pour commencer. Une fois là, vous pouvez voir les modèles existants ou en créer un nouveau.
💡 Envie de vous former plus amplement sur cette fonctionnalité ? Participez à l'une de nos sessions hebdomadaires de formation AI CRM filling :
Création d'un modèle
La création d'un modèle AI CRM filling dans Modjo se fait en 5 étapes principales :
Choisissez votre méthode de création : à partir d'un cas d'usage commun ou à partir de zéro
Ajustez les filtres d'équipes et les tags : pour appliquer votre modèle uniquement aux appels pertinents.
Sélectionnez les champs CRM : pour lier votre prompt au champ que vous voulez qu'il remplisse.
Écrivez et testez vos prompts : pour évaluer la qualité de votre modèle avant de l'appliquer aux appels pour de vrai !
Finalisez la configuration : choisir les règles de synchronisation, donner un nom à votre modèle et choisir la langue de sortie.
Choisissez votre méthode de création
Lorsque vous sélectionnez créer un nouveau modèle, vous devez d'abord choisir entre deux méthodes de création :
Partir d'un cas d'usage: choisir parmi une bibliothèque de modèles prédéfinis optimisés pour des scénarios courants.
Partir de zéro: commencer avec un modèle vierge.
💡 Conseil : si vous n'êtes pas sûr de la marche à suivre, essayez un cas d'usage pour gagner du temps, puis ajustez les champs ou les prompts en fonction de vos besoins.
Ajustez les filtres d'équipes et les tags
Ensuite, décidez à quels appels ce modèle s'appliquera :
Affinez votre champ d'application: Répondez "Oui" si vous souhaitez appliquer le modèle à des équipes ou des tags d'appel spécifiques (par exemple, "Appels de qualification" ou "Chargés de clientèle").
💡 Vous pouvez choisir tous les tags et équipes que vous souhaitez. Veillez à n'utiliser que des équipes et des tags compatibles entre eux. Par exemple, si vous sélectionnez l'équipe "Chargé de clientèle" et la balise "Appels sortants BDR", il y a peu de chances que votre modèle s'applique à un appel, car les appels effectués par l'équipe Chargé de clientèle ont peu de chances d'être marqués comme des appels sortants BDR.
Paramètres avancés (facultatifs) :
Durée de l'appel: Filtrer par une durée minimale ou maximale.
Fournisseurs: Filtrer les appels provenant de fournisseurs de téléphonie spécifiques.
💡 Conseil : il est souvent judicieux d'appliquer des filtres aux appels ciblés par votre modèle ! Cela vous permet de vous assurer que votre modèle ne s'appliquera qu'aux appels pertinents et d'éviter que des champs CRM erronés ou non pertinents soient poussés (en cas de synchronisation automatique) ou suggérés (en cas de synchronisation manuelle).
Cliquez sur Continuer pour enregistrer vos sélections.
Terminez plus tard : À partir de cette étape, vous pouvez cliquer sur Terminer plus tard pour enregistrer votre progression en tant que brouillon. Donnez un nom à votre modèle et vous pourrez reprendre votre travail exactement là où vous l'avez laissé.
Sélection des champs CRM
Choisissez parmi vos objets CRM (Contact, Opportunité, Compte ou même Lead si vous utilisez Salesforce) le champ que vous souhaitez remplir. Nous supportons les types de champ suivants (l’icône sur la gauche du champ vous aide à identifier le type de champ) :
Texte
Date
Nombre
Picklist / multipicklist
Checkbox
Une fois que vous aurez sélectionné votre champ, vous serez dirigé vers l'étape de rédaction de prompt.
💡 Si vous recherchez un autre objet, vous pouvez utiliser notre option d'objets personnalisés dans la boîte de droite et cliquer sur "ajouter un nouvel objet". Pour plus d'informations sur les objets personnalisés, cliquez ici.
Rédiger et tester vos instructions
À cette étape, vous devez rédiger l'instruction qui permettra de remplir le champ CRM que vous avez sélectionné.
💡 L'étape de rédaction de l'instruction est cruciale pour obtenir des résultats pertinents de l'IA. Voici quelques conseils et bonnes pratiques pour réussir votre instruction.
Génération automatique d'instruction
Lorsque vous sélectionnez un champ CRM, Modjo génère automatiquement une instruction de base pour vous, en s'appuyant sur :
Le nom du champ CRM (ex : "Budget du projet", "Date de fin de contrat")
Le type de champ (texte, date, nombre, liste de sélection, case à cocher)
Cette instruction pré-générée vous fait gagner du temps et constitue un excellent point de départ. Vous pouvez :
L'utiliser telle quelle si elle vous convient
La modifier pour l'adapter à votre contexte spécifique
L'améliorer avec l'IA
Améliorer votre instruction avec l'IA
Modjo vous permet d'optimiser vos instructions grâce à l'intelligence artificielle, que vous partiez d'une instruction générée automatiquement ou que vous rédigiez la vôtre.
Quand utiliser "Améliorer l'instruction" ?
Après avoir modifié manuellement l'instruction générée automatiquement
Lorsque vous avez rédigé votre propre instruction et souhaitez l'optimiser
Si vous n'êtes pas sûr de la formulation ou de la clarté de votre instruction
Comment ça fonctionne ?
Rédigez ou modifiez votre instruction dans le champ de saisie
Un bouton "Améliorer l'instruction" apparaît sous le champ
Cliquez sur ce bouton : l'IA analyse votre instruction et génère une version optimisée
Une modale s'ouvre et affiche la suggestion de l'IA en temps réel
Vous pouvez :
Cliquer sur "Utiliser cette instruction" pour remplacer votre version par la version optimisée
Cliquer sur "Copier" pour copier la suggestion dans votre presse-papiers
Fermer la modale pour conserver votre version actuelle
Ce que l'IA améliore :
Clarté : reformulation pour une meilleure compréhension par l'IA d'extraction
Structure : organisation logique (contexte, objectif, règles, format de sortie)
Précision : ajout de détails pertinents en fonction du type de champ
Complétude : prise en compte des bonnes pratiques de prompting (fallback, gestion des cas vides, etc.)
💡 Conseil d'expert : Utilisez systématiquement "Améliorer l'instruction" avant de tester votre prompt ! Les instructions optimisées par l'IA génèrent des résultats significativement plus précis.
Conseils de rédaction d'instructions
Que vous partiez de l'instruction générée automatiquement ou que vous rédigiez la vôtre, voici quelques bonnes pratiques :
Saisissez une instruction concise et claire pour l'IA sur ce qu'il faut extraire de l'appel.
Pour les sorties de type liste (listes de sélection, valeurs multiples), vous pouvez terminer par "Utiliser une liste à puces au format markdown."
Note : Modjo ajoute automatiquement les métadonnées de date d'appel à l'instruction pour le contexte ; inutile de l'ajouter manuellement.
Tester votre instruction sur un appel
Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Tester votre instruction.
Un test est automatiquement exécuté sur un appel correspondant à vos filtres d'équipe et de tags (si aucun filtre n'est appliqué, vous pourrez sélectionner manuellement un appel).
Vous verrez le résultat généré par l'IA en temps réel en fonction de votre instruction et pourrez directement modifier l'instruction dans cette interface pour l'améliorer.
Après ce premier test, vous pouvez :
Tester sur un autre appel : Même si le résultat est satisfaisant, nous recommandons de tester sur plusieurs appels pour garantir une qualité cohérente. En cliquant sur "Tester avec un autre appel", vous pourrez sélectionner un appel spécifique via une modale et observer comment l'instruction se comporte dans un nouveau contexte.
Générer un nouveau test : Si le résultat ne répond pas à vos attentes, essayez d'affiner votre instruction. Une fois modifiée, vous pouvez exécuter un nouveau test pour voir comment elle se comporte, et répéter le processus jusqu'à ce que vous soyez satisfait du résultat.
Améliorer l'instruction pendant les tests
Vous pouvez maintenant utiliser "Améliorer l'instruction" directement depuis l'écran de test, ce qui vous permet d'itérer rapidement sur votre instruction en fonction des résultats observés.
Comment ça fonctionne ?
Vous êtes sur l'écran "Tester votre instruction"
Après avoir vu le résultat d'un test, vous modifiez l'instruction dans le panneau de gauche.
Le bouton "Améliorer" devient actif
Cliquez sur "Améliorer" : la modale s'ouvre avec une version optimisée de votre instruction
Cliquez sur "Utiliser cette instruction" pour appliquer la suggestion
Lancez un nouveau test pour voir l'amélioration
⚠️ Important : Le bouton "Améliorer" est désactivé pendant qu'un test est en cours d'exécution. Attendez que le test se termine avant d'améliorer votre instruction.
💡 Astuce : Alternez entre tests et amélioration IA pour affiner progressivement votre instruction jusqu'à obtenir des résultats optimaux sur plusieurs appels.
Une fois que vous êtes satisfait des résultats, cliquez sur Valider mon instruction pour passer à l'étape suivante.
Tester à grande échelle
Lorsque vous cliquez sur Valider mon instruction, vous aurez deux options :
Effectuer un test à grande échelle sur 5 appels
Ignorer cette étape et terminer la configuration du champ
💡 Conseil d'expert : Testez toujours à grande échelle ! Sur Modjo, les instructions testées à grande échelle génèrent systématiquement les résultats les plus précis.
Si vous choisissez de tester à grande échelle, vous verrez les réponses de l'IA pour 5 appels correspondant à vos filtres. Pour chacun, vous pouvez donner un 👍 ou 👎 pour indiquer si le résultat répond à vos attentes.
À la fin du processus, vous pouvez :
Itérer à nouveau sur votre instruction si les résultats ne sont pas satisfaisants
Ou finaliser la configuration de votre champ si tout est correct
Options de synchronisation
Décidez de la manière dont ce champ met à jour le CRM :
Manuel ou Automatique
Automatique: Les données sont transmises au CRM immédiatement après l'analyse de l'appel, sans intervention de l'utilisateur.
Manuelle: Le commercial ou un manager ou admin Modjo doit examiner et confirmer les données extraites avant de les transférer dans le CRM.
💡 Nous recommandons d'utiliser la synchronisation automatique pour tirer le meilleur parti de la fonction de AI CRM filling et de limiter l'utilisation de la synchronisation manuelle aux champs sensibles pour lesquels une validation humaine manuelle est nécessaire.
Dans le cas d'un envoi automatique, vous pouvez aussi choisir d'écraser les données existantes dans certains cas (pour les champs de type texte ou liste multiple)
Oui : la nouvelle valeur remplace le contenu existant dans le CRM.
Non : les données CRM existantes sont conservées si le champ est déjà rempli. Dans ce cas, les nouvelles données CRM suggérées par notre IA seront affichées au-dessus des données existantes dans votre CRM.
Affichage de la date d’appel
Dans le cas des champs texte, vous pouvez choisir d’afficher ou non la date de l’appel en plus du contenu généré par l’IA.
Quand inclure la date de l’appel ?
Incluez la date si le champ regroupe des informations issues de plusieurs appels. Cela vous permet de savoir quand chaque information a été collectée.
Ne l’affichez pas si le champ est destiné à contenir une seule information mise à jour. Dans ce cas, la date ajoute souvent du bruit inutile.
Voici comment cela s’affichera dans votre interface Modjo selon l’option choisie :
Confirmez vos choix et cliquez sur Continuer.
Récapitulatif et finalisation du modèle
Écran récapitulatif
Vous avez presque terminé la configuration de votre modèle ! A cette étape, vous trouverez un récapitulatif de toutes les informations de votre modèle :
Résumé du ciblage (équipes et tags)
Liste des champs:
Le type de champ, l'objet, le prompt et le mode de synchronisation de chaque champ.
Vous pouvez réorganiser les champs par glisser-déposer.
Vous pouvez modifier ou supprimer n'importe quel champ.
Cliquez sur "Ajouter un champ" si vous souhaitez inclure d'autres champs.
Finaliser votre modèle
Cliquez sur Finaliser mon modèle pour passer à l'étape finale :
Informations sur le modèle: Donnez un nom à votre modèle (s'il n'en a pas déjà un) et sélectionnez sa langue.
Publier: Une fois publié, le modèle est actif et la fonctionnalité AI CRM filling commencera à l'utiliser pour les appels correspondants (pour les appels ayant eu lieu après la publication du modèle).
Gestion de plusieurs modèles
Dans le cas où plusieurs modèles s'appliquent à un même appel, ils s'appliqueront tous à cet appel.
Que se passe-t-il si, dans vos modèles, vous avez différents prompts pour remplir le même champ ?
Prenons un exemple plus concret.
Dans le modèle A, vous avez un prompt qui remplit un champ appelé "Besoins du prospect" et qui dit : "Recueillir tous les besoins mentionnés par le prospect au cours de l'appel".
Dans le modèle B, vous avez un prompt qui remplit aussi le champ "Besoins du prospect" qui dit : "Recueillir le besoin sur lequel le prospect a le plus insisté".
Il est évident que ces deux prompts donneront des résultats différents pour un même champ CRM. Que se passe-t-il donc si vos deux modèles s'appliquant à un même champ, mais avec deux prompts différents, couvrent le même appel ? Dans ce cas, c'est le prompt associé au modèle qui a été modifié le plus récemment qui s'applique (sauf si ce prompt n'a pas permis à notre IA de fournir une réponse, dans ce cas nous prendrons l'autre).
Meilleures pratiques
Varier les modèles: Créez différents modèles pour différentes équipes, différents types d'appels ou différentes langues.
Testez les prompts: Veillez à ce que les prompts soient concis. Utilisez l'étape de test du prompt pour les affiner.
Examiner les performances: Vérifiez si vos champs sont bien remplis. Modifiez les prompts et les options de synchronisation si nécessaire.
Utiliser les cas d'usage: Si vous n'êtes pas sûr de vous, commencez par un modèle de cas d'usage : c'est un moyen rapide d'intégrer les meilleures pratiques.
Voilà, c'est fait ! Votre modèle est désormais opérationnel. Consultez le prochain article pour savoir comment les commerciaux utiliseront AI CRM Filling après leurs appels et comment ils pourront valider ou modifier les suggestions.
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