Optimisez l'efficacité de votre équipe en automatisant la saisie des données CRM. Notre expérience de configuration des modèles AI CRM filling vous permet de créer, de tester et de publier des modèles en quelques étapes guidées.
Table des matières
1. Les pré-requis
Vous devez être Administrateur ou Manager dans Modjo.
Modjo AI doit être activé pour votre organisation.
Votre organisation doit être intégrée avec Salesforce ou HubSpot.
Assurez-vous que la personne qui a mis en place l'intégration entre Modjo et votre CRM a les droits d'édition et l'accès aux champs CRM que vous voudrez remplir dans votre CRM.
Accédez à la section AI CRM Filling dans vos Réglages pour commencer. Une fois là, vous pouvez voir les modèles existants ou en créer un nouveau.
2. Création d'un modèle
La création d'un modèle AI CRM filling dans Modjo se fait en 5 étapes principales :
Choisissez votre méthode de création : à partir d'un cas d'usage commun ou à partir de zéro
Ajustez les filtres d'équipes et les tags : pour appliquer votre modèle uniquement aux appels pertinents.
Sélectionnez les champs CRM : pour lier votre prompt au champ que vous voulez qu'il remplisse.
Écrivez et testez vos prompts : pour évaluer la qualité de votre modèle avant de l'appliquer aux appels pour de vrai !
Finalisez la configuration : choisir les règles de synchronisation, donner un nom à votre modèle et choisir la langue de sortie.
A. Choisissez votre méthode de création
Lorsque vous sélectionnez créer un nouveau modèle, vous devez d'abord choisir entre deux méthodes de création :
Partir d'un cas d'usage: choisir parmi une bibliothèque de modèles prédéfinis optimisés pour des scénarios courants.
Partir de zéro: commencer avec un modèle vierge.
💡 Conseil : si vous n'êtes pas sûr de la marche à suivre, essayez un cas d'usage pour gagner du temps, puis ajustez les champs ou les prompts en fonction de vos besoins.
B. Ajustez les filtres d'équipes et les tags
Ensuite, décidez à quels appels ce modèle s'appliquera :
Affinez votre champ d'application: Répondez "Oui" si vous souhaitez appliquer le modèle à des équipes ou des tags d'appel spécifiques (par exemple, "Appels de qualification" ou "Chargés de clientèle").
💡 Vous pouvez choisir tous les tags et équipes que vous souhaitez. Veillez à n'utiliser que des équipes et des tags compatibles entre eux. Par exemple, si vous sélectionnez l'équipe "Chargé de clientèle" et la balise "Appels sortants BDR", il y a peu de chances que votre modèle s'applique à un appel, car les appels effectués par l'équipe Chargé de clientèle ont peu de chances d'être marqués comme des appels sortants BDR.
2. Paramètres avancés (facultatifs) :
Durée de l'appel: Filtrer par une durée minimale ou maximale.
Fournisseurs: Filtrer les appels provenant de fournisseurs de téléphonie spécifiques.
💡 Conseil : il est souvent judicieux d'appliquer des filtres aux appels ciblés par votre modèle ! Cela vous permet de vous assurer que votre modèle ne s'appliquera qu'aux appels pertinents et d'éviter que des champs CRM erronés ou non pertinents soient poussés (en cas de synchronisation automatique) ou suggérés (en cas de synchronisation manuelle).
3. Cliquez sur Continuer pour enregistrer vos sélections.
Terminez plus tard : À partir de cette étape, vous pouvez cliquer sur Terminer plus tard pour enregistrer votre progression en tant que brouillon. Donnez un nom à votre modèle et vous pourrez reprendre votre travail exactement là où vous l'avez laissé.
C. Sélection des champs CRM
Choisissez parmi vos objets CRM (Contact, Opportunité, Compte ou même Lead si vous utilisez Salesforce) le champ que vous souhaitez remplir (texte, date, nombre, picklist, etc. L’icône sur la gauche du champ vous aide à identifier le type de champ). Une fois que vous aurez sélectionné votre champ, vous serez dirigé vers l'étape de rédaction de prompt.
💡 Si vous recherchez un autre objet, vous pouvez utiliser notre option d'objets personnalisés dans la boîte de droite et cliquer sur "ajouter un nouvel objet". Pour plus d'informations sur les objets personnalisés, cliquez ici.
D. Rédaction et test des prompts
Rédiger votre prompt
À cette étape, vous devez rédiger le prompt qui permettra de remplir le champ CRM que vous avez sélectionné.
💡 L'étape du prompt est cruciale pour obtenir des résultats pertinents de la part de l'IA. Voici quelques conseils et bonnes pratiques pour réussir votre prompt : donnez à l'IA des instructions claires et concises sur ce qu'elle doit extraire de l'appel.
Si vous souhaitez par exemple avoir vos informations structurées en liste, vous pouvez terminer votre prompt par "Utiliser une liste à puces pour rédiger la réponse.”
Si vous souhaitez gagner du temps, vous pouvez cliquer sur Librairie de prompts pour importer un exemple de prompt rédigé par nos experts et sur la base de vos cas d’usage les plus communs.
Remarque : Modjo ajoute automatiquement les métadonnées de la date d'appel au prompt pour le contexte ; il n'est pas nécessaire de les ajouter manuellement.
Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Tester mon prompt.
Test du prompt
Un test s'exécute automatiquement sur un exemple d'appel qui correspond à vos filtres équipes et tags.
Vous verrez en temps réel la réponse proposée par l’IA pour remplir le champ sur la base de votre prompt.
Après ce premier test, vous pouvez soit
Tester sur un autre appel : même si vous êtes satisfait du résultat de votre premier test, il est toujours utile d'effectuer d'autres tests pour vous assurer que la qualité de votre résultat est satisfaisante sur un échantillon plus large. En cliquant sur le bouton "tester sur un autre appel", vous pourrez choisir un appel spécifique à partir d'une modale de sélection des appels pour voir comment le prompt se comporte sur un nouvel appel.
Générer un nouveau test: si vous n'êtes pas satisfait du résultat de votre test, essayez d'affiner votre prompt. Une fois cela fait, vous pouvez générer un nouveau test pour voir comment le prompt modifié se comporte et itérer jusqu'à ce que vous soyez pleinement satisfait.
Une fois que vous êtes satisfait des résultats, cliquez sur Valider mon prompt pour continuer.
E. Options de synchronisation
Décidez de la manière dont ce champ met à jour le CRM :
Manuel ou Automatique
Automatique: Les données sont transmises au CRM immédiatement après l'analyse de l'appel, sans intervention de l'utilisateur.
Manuelle: Le commercial ou un manager ou admin Modjo doit examiner et confirmer les données extraites avant de les transférer dans le CRM.
💡 Nous recommandons d'utiliser la synchronisation automatique pour tirer le meilleur parti de la fonction de AI CRM filling et de limiter l'utilisation de la synchronisation manuelle aux champs sensibles pour lesquels une validation humaine manuelle est nécessaire.
Écraser les données existantes (uniquement pour les champs de type texte ou liste multiple)
Oui : la nouvelle valeur remplace le contenu existant dans le CRM.
Non : les données CRM existantes sont conservées si le champ est déjà rempli. Dans ce cas, les nouvelles données CRM suggérées par notre IA seront affichées au-dessus des données existantes dans votre CRM.
Confirmez vos choix et cliquez sur Continuer.
F. Récapitulatif et finalisation du modèle
Écran récapitulatif
Vous avez presque terminé la configuration de votre modèle ! A cette étape, vous trouverez un récapitulatif de toutes les informations de votre modèle :
Résumé du ciblage (équipes et tags)
Liste des champs:
Le type de champ, l'objet, le prompt et le mode de synchronisation de chaque champ.
Vous pouvez réorganiser les champs par glisser-déposer.
Vous pouvez modifier ou supprimer n'importe quel champ.
Cliquez sur "Ajouter un champ" si vous souhaitez inclure d'autres champs.
Finaliser votre modèle
Cliquez sur Finaliser mon modèle pour passer à l'étape finale :
Informations sur le modèle: Donnez un nom à votre modèle (s'il n'en a pas déjà un) et sélectionnez sa langue.
Publier: Une fois publié, le modèle est actif et la fonctionnalité AI CRM filling commencera à l'utiliser pour les appels correspondants (pour les appels ayant eu lieu après la publication du modèle).
3. Gestion de plusieurs modèles
Dans le cas où plusieurs modèles s'appliquent à un même appel, ils s'appliqueront tous à cet appel.
Que se passe-t-il si, dans vos modèles, vous avez différents prompts pour remplir le même champ ?
Prenons un exemple plus concret.
Dans le modèle A, vous avez un prompt qui remplit un champ appelé "Besoins du prospect" et qui dit : "Recueillir tous les besoins mentionnés par le prospect au cours de l'appel".
Dans le modèle B, vous avez un prompt qui remplit aussi le champ "Besoins du prospect" qui dit : "Recueillir le besoin sur lequel le prospect a le plus insisté".
Il est évident que ces deux prompts donneront des résultats différents pour un même champ CRM. Que se passe-t-il donc si vos deux modèles s'appliquant à un même champ, mais avec deux prompts différents, couvrent le même appel ? Dans ce cas, c'est le prompt associé au modèle qui a été modifié le plus récemment qui s'applique (sauf si ce prompt n'a pas permis à notre IA de fournir une réponse, dans ce cas nous prendrons l'autre).
4. Meilleures pratiques
Varier les modèles: Créez différents modèles pour différentes équipes, différents types d'appels ou différentes langues.
Testez les prompts: Veillez à ce que les prompts soient concis. Utilisez l'étape de test du prompt pour les affiner.
Examiner les performances: Vérifiez si vos champs sont bien remplis. Modifiez les prompts et les options de synchronisation si nécessaire.
Utiliser les cas d'usage: Si vous n'êtes pas sûr de vous, commencez par un modèle de cas d'usage : c'est un moyen rapide d'intégrer les meilleures pratiques.
Voilà, c'est fait ! Votre modèle est désormais opérationnel. Consultez le prochain article pour savoir comment les commerciaux utiliseront AI CRM Filling après leurs appels et comment ils pourront valider ou modifier les suggestions.
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