💡 En résumé : Le Modjo Recorder est un bot qui rejoint automatiquement vos réunions Google Meet ou Microsoft Teams, enregistre l'audio et la vidéo, et importe tout dans Modjo en moins de 10 minutes.
1. Prérequis
Avant d'utiliser le Modjo Recorder, assurez-vous que les éléments suivants sont en place :
L'intégration Google Meet ou Microsoft Teams est activée dans Modjo
Votre calendrier Google Calendar ou Outlook est connecté à Modjo
Vous disposez d'une licence Modjo active
Vous avez les droits administrateur pour modifier les paramètres globaux du bot
2. Comment ça fonctionne
Le Modjo Recorder détecte les réunions via les liens présents dans votre calendrier et rejoint automatiquement la session à l'heure prévue. Il apparaît comme un participant visible sous le nom "Modjo Assistant" (que vous pouvez personnaliser), informant tous les participants que la réunion est enregistrée.
⚠️ Lien de réunion requis : Le bot a besoin d'un lien Google Meet ou Microsoft Teams valide pour rejoindre une réunion. Si l'événement calendrier n'en contient pas (ex. réunion en présentiel) ou si le lien est invalide, le bot ne pourra pas être envoyé.
Avant la réunion
Le bot se connecte à l'heure prévue dans votre agenda.
Un message s'affiche pour informer les participants de sa présence et de l'enregistrement en cours.
Vous pouvez accepter ou refuser sa participation. Si vous refusez, il quittera la réunion sans enregistrer.
⚠️ Important : Le Modjo Recorder attend jusqu'à 10 minutes dans la salle d'attente. Si la réunion ne démarre pas dans ce délai ou s'il n'est pas admis, il quitte automatiquement. Vous devrez alors l'appeler manuellement.
Pendant la réunion
Une fois admis, le bot enregistre en continu l'audio et la vidéo de la session.
Il est totalement discret : il n'interagit pas avec les participants et ne perturbe pas les échanges.
Seul l'organisateur de la réunion peut éjecter le Modjo Recorder (voir section 3. Éjecter le bot).
Pour arrêter l'enregistrement à tout moment, retirez "Modjo Assistant" de la liste des participants.
Après la réunion
L'enregistrement est automatiquement importé dans Modjo dans les 5 à 10 minutes suivant la fin de la session.
Vous pouvez ensuite accéder à la vidéo complète, revoir des moments spécifiques, annoter des passages clés et partager facilement les enregistrements avec votre équipe.
Rétention des enregistrements : La durée de conservation est définie par votre administrateur dans Paramètres → Sécurité → Politique de rétention. Sans politique activée, les enregistrements sont conservés indéfiniment.
3. Éjecter le bot
Plusieurs situations peuvent amener à retirer le Modjo Recorder d'une réunion en cours ou à annuler son enregistrement avant qu'il commence.
Pendant la réunion
Retirez "Modjo Assistant" de la liste des participants pour arrêter immédiatement l'enregistrement.
Seul l'organisateur de la réunion a le droit d'éjecter le bot. Les autres participants ne peuvent pas le faire.
Si le bot est refusé à l'entrée ou éjecté, il quitte la réunion définitivement. Vous devrez l'appeler manuellement si vous souhaitez reprendre l'enregistrement.
⚠️ Un bot éjecté ne revient pas automatiquement. Pensez à l'appeler manuellement si besoin.
4. Annuler un enregistrement programmé
Pour annuler le bot avant le début d'une réunion :
Accédez à votre Agenda Modjo
Cliquez sur la réunion concernée
Sélectionnez "Annuler l'enregistrement programmé"
5. Configurations
⚙️ Chemin d'accès aux réglages : Réglages → Intégrations → Google Meet ou Microsoft Teams → Options
Participation automatique
Trois modes sont disponibles pour définir quand le bot rejoint une réunion :
Mode | Description |
Pour chaque appel invitant un utilisateur licencié (par défaut) | Le bot rejoint toutes les réunions où au moins un participant a une licence Modjo, même si l'organisateur n'en a pas. Idéal pour enregistrer les réunions avec vos prospects. |
Uniquement si l'organisateur a une licence | Le bot ne rejoint la réunion que si c'est un utilisateur Modjo avec licence qui l'organise. |
Jamais d'enregistrement automatique | Le bot doit être appelé manuellement à chaque fois. |
Format d'enregistrement
Quatre formats sont disponibles selon vos besoins :
Format | Description |
Vue Orateur (par défaut) | Cadre sur l'orateur actif et bascule dynamiquement entre les participants. |
Affiche tous les participants en grille de manière égale. | |
Version améliorée de la Vue Galerie, avec une disposition optimisée. | |
Audio uniquement | Capture uniquement le son, sans vidéo. Utile pour les contextes nécessitant plus de confidentialité ou de conformité réglementaire. |
Message d'entrée personnalisé
Lorsque le bot rejoint une réunion, un message est envoyé aux participants pour les informer de l'enregistrement.
Vous pouvez modifier ce message via : Réglages → Intégrations → Options
📌 Bonne pratique RGPD : Indiquez clairement dans ce message que l'appel est enregistré et précisez pourquoi. Conformément aux recommandations de la CNIL, les participants doivent être informés de manière transparente. Vous pouvez également ajouter une sous-phrase complémentaire (optionnelle).
6. Personnaliser l'apparence du bot
Adaptez l'apparence du Modjo Recorder à votre image de marque via : Paramètres → Intégrations → Personnalisations
Nom du bot : Par défaut "Modjo Assistant". Vous pouvez le remplacer par le nom de votre entreprise ou tout autre nom personnalisé visible par les participants.
Logo : Ajoutez le logo de votre entreprise (formats acceptés : JPEG ou PNG, taille max : 4 Mo).
Couleurs : Personnalisez la couleur du fond et du texte pour les harmoniser avec votre charte graphique.
Message d'accueil : Rédigez une phrase qui apparaîtra à chaque réunion pour informer les participants.
7. Appeler le bot manuellement
Dans certaines situations, vous devrez appeler le Modjo Recorder manuellement :
Le bot n'a pas rejoint automatiquement la réunion
Il a quitté la salle d'attente ou la réunion
La réunion n'était pas dans votre calendrier
Vous souhaitez enregistrer une réunion interne non planifiée
Trois méthodes disponibles :
1. Via l'extension Modjo Cliquez sur le widget vert directement depuis votre réunion en cours.
2. Via le calendrier Modjo Appelez ou supprimez un bot depuis votre vue calendrier dans l'interface Modjo.
3. Via une URL de réunion Collez le lien de votre réunion directement dans Modjo pour déclencher l'enregistrement.
8. FAQ
Mon calendrier contient des événements sans lien de réunion — le bot va-t-il quand même rejoindre ? Non. Le bot a besoin d'un lien Google Meet ou Microsoft Teams valide pour fonctionner. Si l'événement ne contient pas de lien (ex. réunion en présentiel) ou si le lien est invalide, le bot ne sera pas envoyé.
Comment fonctionne le bot sur les réunions récurrentes ? Chaque occurrence d'une réunion récurrente est traitée de manière indépendante. Concrètement :
Le bot est automatiquement programmé pour chaque occurrence, à condition que les critères habituels soient remplis (lien de visio valide, au moins un participant externe, licence active).
Activer ou désactiver le bot sur une occurrence n'affecte pas les autres. Si vous retirez le bot du point client de mardi prochain, il sera toujours programmé pour le mardi suivant.
Si une occurrence est supprimée de votre calendrier, le bot associé est automatiquement annulé.
⚠️ Le bot ne rejoint pas les réunions internes (sans participant externe / contact), même si elles font partie d'une série récurrente.
Oui. Le Modjo Recorder attend jusqu'à 10 minutes dans la salle d'attente. Passé ce délai sans être admis, il quitte automatiquement. Vous devrez alors l'appeler manuellement.
Que se passe-t-il en cas de coupure réseau du bot ? L'enregistrement réalisé jusqu'à la coupure est conservé et traité normalement. La partie suivante ne sera pas enregistrée. Pour reprendre, renvoyez manuellement le bot via le lien de la réunion en cours — les deux enregistrements seront disponibles séparément dans Modjo.
Y a-t-il une durée maximale d'enregistrement ? Non. Le bot enregistre tant que la réunion est en cours. Il quitte automatiquement dans ces cas :
Silence prolongé de plus d'1 heure
Tous les participants ont quitté la réunion (départ dans les 30 secondes)
Personne ne rejoint la salle d'attente (~20 minutes)
Que se passe-t-il si un participant refuse le bot ? Si le bot est refusé ou éjecté, il quitte la réunion et l'enregistrement s'arrête. Seul l'organisateur peut éjecter le bot.
Combien de temps avant que l'enregistrement soit disponible ? L'enregistrement est disponible dans les 5 à 10 minutes suivant la fin de la session.
Où retrouver l'enregistrement dans Modjo ? Rendez-vous dans l'onglet Appels de votre espace Modjo. L'enregistrement y apparaît automatiquement une fois importé.
Le bot fonctionne-t-il sur Zoom ou d'autres plateformes ? Non. Le Modjo Recorder est compatible uniquement avec Google Meet et Microsoft Teams.
Que faire si le bot ne rejoint pas la réunion automatiquement ? Vérifiez que votre calendrier est bien connecté à Modjo et que la réunion contient un lien Google Meet ou Teams valide. Si le problème persiste, appelez le bot manuellement et consultez l'article Pourquoi ma réunion n'est pas importée.
Peut-on enregistrer une réunion organisée par un prospect ? Oui, si le paramètre de participation automatique est défini sur "Pour chaque appel invitant un utilisateur licencié" (mode par défaut).
Qui peut modifier les paramètres du bot ? Les Managers et Admins uniquement. La section Paramètres → Intégrations est protégée par un contrôle de rôle. Ils peuvent modifier le mode d'enregistrement automatique, la personnalisation visuelle du bot et le message d'arrivée. La politique de rétention (Paramètres → Sécurité) est quant à elle réservée aux Admins uniquement.
Qui peut appeler le bot manuellement ? Tout utilisateur disposant d'une licence Modjo active. Avant d'envoyer le bot, Modjo vérifie que la licence est active, que l'organisation est bien connectée à un fournisseur de bot recorder, et que l'URL de réunion est valide.
Combien de temps les enregistrements sont-ils conservés ? La durée est définie par votre administrateur dans Paramètres → Sécurité → Politique de rétention. L'admin peut activer ou non la suppression automatique et choisir une durée (jours, mois, années). Sans politique activée, les enregistrements sont conservés indéfiniment. Les appels sauvegardés manuellement dans la bibliothèque peuvent être exemptés de la suppression automatique.
Le Modjo Recorder est-il conforme au RGPD ? Oui, à condition de respecter les bonnes pratiques : informer les participants via le message d'entrée personnalisé et préciser la finalité de l'enregistrement. Consultez notre article dédié Sécurité & confidentialité du Modjo Recorder pour en savoir plus.