Découvrez comment fonctionne le Modjo Recorder, une fonctionnalité qui permet d'enregistrer automatiquement vos réunions sur Google Meet et Microsoft Teams, tout en respectant les règles de protection des données.
1. Comment fonctionne le Modjo Recorder ?
Le Modjo Recorder se connecte automatiquement aux réunions sur Google Meet et Microsoft Teams pour les enregistrer, à condition d'avoir accès au calendrier de votre entreprise.
Ce robot d'enregistrement est invité à l'événement et rejoint la vidéoconférence dès le début de la réunion pour lancer l'enregistrement.
Explorez l'article dédié au Modjo Recorder.
2. Possibilité d'accepter ou de refuser l'enregistrement
Lorsque le Modjo Recorder tente de rejoindre une réunion, un message d'alerte vous en informe. Vous avez alors le choix d'accepter ou de refuser sa participation :
Accepter : Le Modjo Recorder enregistre la réunion et l'importe ensuite dans Modjo.
Refuser : Le Recorder ne rejoindra pas la réunion, et celle-ci ne sera donc pas enregistrée.
3. Désactiver le Modjo Recorder pendant une réunion
À tout moment pendant la réunion, vous pouvez mettre fin à l'enregistrement en désactivant le Modjo Recorder.
Pour cela, il suffit de se rendre dans la liste des participants, de sélectionner le robot, et de le désactiver.
Cette option garantit la confidentialité, permettant d'arrêter l'enregistrement si des informations sensibles sont partagées ou si un participant préfère ne pas être enregistré.
4. Obligation d'informer les participants de l'enregistrement
Conformément aux obligations légales, tous les participants doivent être informés de l'enregistrement dès le début de la réunion.
Sur Google Meet, vous pouvez utiliser la fonction d'Email de rappel, qui envoie un message automatique aux participants 10 minutes avant la réunion, les informant de l'enregistrement à venir.
5. Personnalisation et options de visibilité du Modjo Recorder
Depuis les Paramètres d'Organisation, vous pouvez :
Personnaliser l'image et l'arrière-plan du Modjo Recorder.
Restreindre les enregistrements en définissant des domaines d'email exclus.
Pour être conforme au RGPD, le message suivant s'affiche pendant la réunion : « [Prénom de l'utilisateur Modjo] enregistre cet appel pour prise de notes. »
Vous pouvez également renommer le Modjo Recorder, par exemple « [Nom de l'entreprise] Recording Bot », pour indiquer qu’un enregistrement est en cours.
Indicateur visuel d'enregistrement : Il n'y a pas de balise visible pendant l'enregistrement. Cependant, vous pouvez configurer le nom du Modjo Recorder pour préciser qu'il est en cours d'enregistrement.
6. Choix entre le Modjo Recorder et les intégrations standards
L'utilisation du Modjo Recorder est optionnelle. Vous pouvez choisir d'utiliser les intégrations classiques de Google Meet et Microsoft Teams, où les enregistrements sont effectués par ces plateformes avant d’être importés dans Modjo.
8. Délai d'importation des enregistrements
Avec le Modjo Recorder : l’enregistrement est importé dans Modjo en moins de cinq minutes après la réunion.
Avec les intégrations Google Meet et Microsoft Teams : l'importation prend plus de temps et dépend de la durée de la réunion.
9. Activation du Modjo Recorder
Pour configurer le Modjo Recorder, rendez-vous sur la page des intégrations ou demandez de l'aide à votre account manager. Une fois activé, le bot n'enregistre que les réunions externes, c’est-à-dire celles où des participants extérieurs à votre organisation sont présents.
10. Conservation des données et mesures de sécurité
Les enregistrements sont hébergés en France sur AWS, avec des mesures de sécurité robustes pour protéger vos données. Les enregistrements sont cryptés, avec des contrôles d’accès et de journalisation, ainsi que des protocoles de sécurité physique et informatique.
💡 Veuillez vous référer aux articles suivants pour obtenir des informations complémentaires : Google Meet, Microsoft Teams et Modjo Recorder.